Projektmanagement / 1.1 Entstehung, Bewertung und Vergabe von Projekten

Der erste wichtige Schritt ist es, sich klar zu werden, dass Veränderungen in Unternehmensprozessen oder Innovationen notwendig sind, damit das Unternehmen langfristig am Markt bestehen kann. Gerade die Digitalisierung verlangt von Unternehmen, die eigenen Geschäftsmodelle und Wertschöpfungsmöglichkeiten ständig zu hinterfragen. Denn wer nicht schnell genug auf technologische oder Marktveränderungen reagiert, kann ganz schnell untergehen.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor hierbei ist es, die Mitarbeiter in Veränderungs- und Innovationsprozesse zu involvieren und sie zu motivieren, damit sie sich beteiligen und damit Teil der Veränderung werden.

Dazu ist es wichtig den Mitarbeitern zu erläutern, warum Innovationen und die damit verbundenen Veränderungen notwendig sind. Denn nur wenn die Mitarbeiter das "Warum" verstehen und die Antwort auf die Frage "Warum sollte ich diese Veränderung mitgestalten?" geben können, werden sie auch Teil des Prozesses.

Praxis-Tipp

Kick-off Veranstaltungen für alle Mitarbeiter

Für umfassende, notwendige Veränderungsprozesse, die Unternehmen mittels Projekten angehen wollen, bieten sich z.B. ein unternehmensweiter Kick-off, Workshops oder Präsentationen an. Das Ziel dabei ist es, den Dialog von, mit und zwischen den Mitarbeitern zu fordern und zu fördern - gerne mit intuitiven und spielerischen Komponenten, um Spaß und Motivation für die Veränderung zu erzeugen. Oft lassen sich durch einen solchen Anstoß und die entstandenen Ideen der Mitarbeiter schon die ersten Projekte und Themenfelder initiieren:

• Was haben wir schon realisiert,
• was wäre denkbar,
• was müssen wir angehen?

Für das Erkennen und Auffinden von möglichen Projekten sind daher alle Bereiche und Stellen eines Unternehmens zuständig. Es ist ratsam, grundsätzlich alle Ideen und Problemkonstellationen in einen Pool aufzunehmen. Dieser erste Schritt sollte mit minimalem bürokratischem Aufwand und ohne Bewertung erfolgen. Auf einem Blatt soll die Idee oder Problemstellung kurz definiert werden und — sofern möglich — die vermuteten Ursachen genannt werden. Durch diese Vorgehensweise wird das Mitdenken, die Kreativität und die Motivation der Mitarbeiter gefördert und mögliche Barrieren schon im Vorfeld zwecks zu hohem Formalisierungsgrad ausgeräumt.

Hinweis

Projektvorschläge sammeln

Durch das Sammeln von Projektvorschlägen kann das Unternehmen zudem erkennen, welche Interessen und welche Identifikation zum Unternehmen bestehen, sowie welche Mitarbeiter besonders aktiv mitwirken und eventuell förderungswürdig sind.

Die gesammelten Ideen und Probleme werden dann im festgelegten Unternehmensrhythmus bearbeitet. Dabei sollte zunächst eine Grobdurchsicht gemacht werden. Um die interessanten Projekte nach denselben Kriterien bewerten zu können, sollte ein einheitliches Formblatt entwickelt werden, in welchem Angaben über den Projektvorschlag, den Ideengeber, die Projektbeschreibung, das Ziel des Projekts, falls möglich Angaben zu Lösungswegen sowie ein Hinweis auf Schnittstellen zu eventuell bestehenden Projekten enthalten sind.

Danach kann der Projektvorschlag ausgearbeitet und die Bewertung durchgeführt werden. In der Praxis hat sich bewährt, im Vorfeld je Projekt eine Kosten-/Nutzenanalyse durchzuführen.

Dabei sind alle Kosteneinflussgrößen wie beispielsweise

• Personalkosten,
• Beraterkosten,
• Reisekosten,
• Investitionen,
• Sachkosten,
• Rentabilität,
• Amortisationsdauer,

und bei den Nutzeneinflussgrößen

• Einsparungsmöglichkeiten von gegenwärtigen Kosten,
• Einsparungsmöglichkeiten von künftigen Kosten,
• sowie strategische Wettbewerbsvorteile wie bessere Kundenorientierung, Kundenbindung, Qualität, Schnelligkeit, bessere Information und weiterer Zusatznutzen

zu berücksichtigen.

Zusätzlich zu der Abwägung von Kosten und Nutzen muss die operative Dringlichkeit geprüft werden. Hier können Faktoren wie

• Sicherung der Marktposition,
• Forderung der Kunden,
• Vorhandene Personalkapazitäten,
• Rechtsvorschriften,
• Einfluss auf die Aufbauorganisation,
• Einfluss auf die Ablauforganisation,
• Einfluss auf das Tagesgeschäft

geprüft werden.

Die Abwägung von Chancen, Risiken, Kosten, Nutzen und Dringlichkeit im Vorfeld ist unabdingbar. Nur so kann beispielsweise festgestellt werden, welche Projekte eine besonders hohe Priorität haben, in welcher Reihenfolge die Projekte durchgeführt werden, bei welchen das Risiko zu hoch ist, bei welchen das Unternehmen den größten Nutzen hat oder auch bei welchen Projekten die Kosten nicht im Verhältnis zum Nutzen stehen.

Hinweis

Abwägung von Kosten und Nutzen

Die Praxis zeigt, dass eine unzureichende Bearbeitung dieses Prozessschrittes am häufigsten zu folgenden Fehlentwicklungen führt:

• Unnötige Auflegung eines Projektes (das besser in der Linie, extern oder gar nicht hätte bearbeitet werden sollen), welches teure Ressourcen bindet und somit die Lösung eines anderen (wichtigeren) Problems verhindert (Opportunitätskosten!).
• Vorschnelle Rückstellung eines vermeintlich unlösbaren oder weniger wichtig eingestuften Problems, welches aber bei entsprechender Bear...