Projektkalkulation: So führen Sie eine Projektkalkulatio ... / 4 Projektkalkulation am praktischen Beispiel — mit Excel-Anwendung

Projektaufgaben in den Unternehmen werden ständig komplexer und bergen daher immer mehr Risiken, beispielsweise in Bezug auf Projekterlöse und -kosten. Durch den permanent zunehmenden Wettbewerb, ständige technische und andere Innovationen und die damit verbundenen kürzeren Produktlebenszyklen rückt auch die Forderung nach Verkürzung des Time-to-Market in den Vordergrund. Unter Time-to-Market wird die Zeitspanne von der Produktidee bis zur Einführung am Markt verstanden.

In diesem Umfeld ist es von entscheidender Bedeutung, dass sowohl Projektverantwortliche als auch Vorgesetzte Controlling-Werkzeuge zur schnellen und flexiblen Kalkulation von Projekten erhalten. Neben der "reinen" Kalkulation sind weitere Anforderungen zu beachten. So ist beispielsweise eine umfassende Projektbeschreibung, eine Meilensteinplanung oder eine detaillierte und für alle Beteiligten nachvollziehbare Projektdokumentation einschließlich der Erfassung der einer Entscheidung zugrunde liegenden Beweggründe nötig. Diese Anforderungen erfüllt die nachfolgend besprochene Excel-Anwendung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, im gleichen Tool zur Festigung einer Entscheidung Sensitivitätsrechnungen vorzunehmen. Außerdem lässt sich der Abschlussbericht, der ebenfalls Bestandteil der Datei ist, ohne große Vorkenntnisse vom Projektmanagement erstellen. Somit liegen alle relevanten Informationen und Daten in einer einzigen Datei vor. Zusätzliche und ergänzende Dokumente oder Dateien brauchen in der Regel nicht erstellt zu werden. Die Anwendung stellt somit ein vollständiges betriebswirtschaftliches Werkzeug für die Planung und Umsetzung von Projekten zur Verfügung.

4.1 Projektbeispiel und allgemeine Angaben

Das nachstehende Beispiel einer einfachen Projektkalkulation soll Sie mit der Funktionsweise der Excel-Anwendung vertraut machen und Ihnen helfen, sich schrittweise an die Thematik und Aufgabenstellung der Projektkalkulation heranzutasten. Mit der Anwendung können interne oder externe Projekte bearbeitet werden; eine Verknüpfungsmöglichkeit zur betriebsindividuellen Kostenrechnung oder Finanzbuchhaltung ist allerdings nicht möglich! Die Daten müssen vom Controlling oder dem Projektmanagement manuell eingetragen und später während der Laufzeit des Projektes in regelmäßigen Abständen überprüft und gepflegt werden. Die Datei ist primär dazu gedacht, Angebote zu kalkulieren, nicht aber dazu, die Erlöse und Kosten eines Projektes über seine gesamte Lebensdauer zu erfassen.

Die Arbeitsblätter der Datei

Die Excel-Datei enthält folgende Arbeitsblätter:

• Deckblatt
• Steckbrief
• Meilensteine
• Preis-Mengen-Gerüst
• Dokumentation
• Kalkulation
• Kennzahlen
• Sensitivität
• Nachbetrachtung
• Kurzinfo
• Checkliste.

In jedem Blatt sollten nur die Felder ausgefüllt bzw. verändert werden, deren Schrift blau oder grün ist und die sich innerhalb des jeweiligen Blattes befinden. Felder mit schwarzer Schrift sollten hingegen nicht verändert werden. Blaue Schriften besagen, dass der Anwender beliebig Zahlen oder Texte eingeben kann, ohne dass eine Formel überschrieben wird. Grüne Schriften bedeuten, dass die Felder automatisch durch eine Formel gefüllt werden, sie aber vom Anwender überschrieben werden können (Näheres beim Blatt "Kalkulation").

Vorbelegte Felder

Negative Zahlen und Ergebnisse werden immer in Rot dargestellt. In der Leerdatei sind die meisten blauen Felder, in die uneingeschränkt Eingaben getätigt werden können, entweder mit der Zeichenfolge "xxx", dem aktuellen Tagesdatum (über die Funktion "Datum") oder einer "0" als Zahleneingabe gekennzeichnet. So ist es später auch für einen ungeübten Anwender sehr leicht möglich, sofort zu erkennen, an welchen Stellen er Eingaben tätigen soll und wo nicht. Allerdings muss beachtet werden, dass ein Teil dieser "Leereintragungen" auch in die anderen Mappen übernommen wird, was im ersten Augenblick, wenn die Stammdaten eines Projektes noch nicht eingeben worden sind, zu Irritationen führen kann.

Praxis-Tipp

Um zu einem sinnvollen Ergebnis zu gelangen, sollten Sie die Arbeitsblätter

• Steckbrief,
• Meilensteine,
• Preis-Mengen-Gerüst und
• Kalkulation

in jedem Fall bearbeiten! Alle anderen Blätter benötigen Sie nicht unbedingt; sie erleichtern Ihnen aber die Arbeit bei anstehenden Auswertungs- und Analyseschritten. Die Reihenfolge, in der die Arbeitsmappen bearbeitet werden, ist grundsätzlich Ihnen als Anwender überlassen. Es empfiehlt sich aber, mit dem Blatt Steckbrief zu beginnen, da dort zunächst die allgemeinen Projektdaten erfasst werden, um dann mit den weiteren Blättern in der vorgeschlagenen Reihenfolge zu arbeiten. Damit erhalten Sie eine teilstrukturierte Vorgehensweise und werden von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt durch die Datei geführt. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, einzelne Arbeitsblätter zu überspringen und diese nicht auszufüllen. Beachten Sie, dass Sie bei allen Eingaben die jeweilige Feldlänge nach Möglichkeit nicht überschreiten. In der Datei ist dies kein grundsätzliches Problem, allerdings kann der "überhängende" Text nach dem Ausdruck nicht mehr geles...