Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effizient und effektiv

Michael Paatz, Sven Mönkediek

Zusammenfassung

Besonders im Mittelstand schreitet die Einführung eines Personalcontrollings nur zögerlich voran. Gründe hierfür sind die vergleichsweise hohen Kosten bei der Anschaffung von Spezialsoftware und der erforderliche Schulungsaufwand.

Ein Personalcontrolling auf der Basis von Excel und den vorhandenen Datenquellen im Unternehmen ist deshalb eine effektive und effiziente Alternative.

Der Beitrag zeigt eine Fülle von aussagekräftigen Kennzahlen aus dem Personalmanagement, die mithilfe von Excel und durch die Verknüpfung mit dem Entgeltabrechnungs- und Zeiterfassungssystem generiert werden können.

Dabei müssen Sie als Controller weder auf Aktualität verzichten, noch ist die Beschaffung der Informationen sehr aufwendig. Was notwendig ist, ist der einmalige Aufbau eines strukturierten und geplanten Kennzahlencockpits auf Excel-Basis. Wie Sie hier vorgehen, wird im Beitrag ausführlich beschrieben.

1 Personalcontrolling – wichtiger denn je

Demografie und Fachkräftemangel

Die demografische Entwicklung sowie der Fachkräftemangel stellen die Unternehmen heutzutage vor Herausforderungen, die den Arbeitsmarkt in vielen Segmenten prägen. Die Analyse der Altersfluktuation und Abwanderungsrisiken sind für eine bedarfsgerechte Personalbeschaffung unerlässlich. Etwaige Engpässe auf dem Markt lassen sich nur mit einer zielgerichteten Personalentwicklung und der Förderung von Talenten vermeiden. Dies erfordert jedoch eine Transparenz der vorhandenen und der benötigten Qualifikationen.

Spezialsoftware ist teuer und verhindert ein effizientes Personalcontrolling

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen mangelt es aber an kosteneffizienten und beherrschbaren Analysewerkzeugen, die diese Sachverhalte genau abbilden. Finanziell fallen hier nämlich ins Gewicht:

Anschaffungskosten für EDV-gestützte Spezialsysteme,
Systemanpassungen,
Softwarewartungsgebühren und
meist intensive Schulungen.

Außerdem muss der Personaleinsatz zur Pflege eines solchen Personalinformationssytems einkalkuliert werden. Dieser Aufwand steht oftmals nicht im Verhältnis zum erzielbaren Nutzen, sodass die Einführung eines Personalcontrollings häufig ausbleibt. Daher müssen Wege gefunden werden, ohne den Einsatz spezieller Softwaresysteme innerhalb eines überschaubaren Kostenrahmens Controllingtätigkeiten durchführen zu können.

Bereits vorhandene Systeme bieten eine effektive und effiziente Alternative

Personalcontrolling ist ohne Anfangsinvestitionen möglich

In den bereits vorhandenen EDV-Systemen der Unternehmen finden sich eine ganze Reihe von Zahlen, Daten und Fakten, mit denen Personalcontrolling ohne allzu große Anfangsinvestitionen durchgeführt werden kann. So fließen sehr viele der auswertungsrelevanten Informationen in die Entgeltabrechnungssysteme ein. Anhand der dort gespeicherten Daten lassen sich Mitarbeiterzahlen absolut und kapazitiv als FTE (Full Time Equivalent) ermitteln, ebenso wie eine Altersstruktur oder die Analyse der Betriebszugehörigkeit. Weitere Systeme wie die Zeitwirtschaft können darüber hinaus Daten zu Ausfallzeiten, Urlaubs- und Gleitzeitständen oder Schulungseinsätzen liefern.

2 Prozess- und Einflussanalyse bei der Kennzahlendefinition

Für die Einrichtung eines Personalcontrollings sollte zunächst ein schlüssiges Konzept erstellt werden, in dem festgehalten wird, welche Kennzahlen im Unternehmen benötigt werden und mit welchen Maßnahmen auf mögliche Szenarien reagiert werden kann.

Zu Beginn dieses Prozesses gilt die Faustregel "weniger ist mehr". Von den nahezu unzähligen Auswertungsmöglichkeiten kristallisieren sich i. d. R. nur wenige tatsächlich benötigte Kennzahlen heraus – meist zwischen 15 bis 30.

Definition der Kennzahlen

Oft stellt sich heraus, dass das, was mit einer Kennzahl gemeint ist, und das, was sie aussagt, sehr unterschiedlich sein können. In der Definitionsphase sollten deshalb alle Prozessbeteiligten einbezogen werden.

Folgende Punkte sollten bei der Definition einer Personalkennzahl protokolliert werden:

Kennzahl: Name der Kennzahl, Wahl eines im Unternehmen vereinbarten Begriffs
Erforderliche Informationen: Berechnungsdaten und ihre Quelle
Berechnungsweg: Mathematische Formel
Optimum: Soll-Wert in Abhängigkeit der Unternehmensziele, Definition des Toleranzbereichs
Maßnahmen: Welche Maßnahme wird bei Über- oder Unterschreiten des Optimums bzw. des Toleranzbereiches eingeleitet?

Bei der Definition von Kennzahlen sollten zunächst die Ziele des Personalmanagements festgelegt werden: Was wollen wir erreichen? Aus dieser Zielbetrachtung ergibt sich der Soll-Zustand. Anschließend wird im Rahmen einer Ist-Analyse diskutiert, wie das derzeitige Personalmanagement abläuft und was es leistet. Die Gegenüberstellung von Ist-Analyse und Soll-Zustand zeigt den Handlungsbedarf – die Grundlage für die Festlegung personalwirtschaftlicher Maßnahmen, die notwendig sind, um den Ist-Zustand zu optimieren. Ob und in welchem Umfang diese Maßnahmen dann den angestrebten Erfolg bringen und welche korrigierenden Gegenmaßnahmen ggf. erforderlich sind, ist im Rahmen einer Erfolgs- und Wirksamkeitsanalyse zu überprüfen.