Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 3 Unterstützung durch Excel: Vorteile und Möglichkeiten der Kennzahlenaufbereitung

Datenquelle: Entgelt­abrechnung

Viele Informationen, die einem Personalcontrolling zugrunde liegen, sind bereits im Unternehmen vorhanden. Allerdings sind diese i. d. R. auf mehrere Systeme verteilt.

Praxis-Beispiel

Wichtige Informationen aus zwei unterschiedlichen Systemen

Während Zeitwirtschaftsprogramme (Arbeits-)Zeiten im Betrag führen, verfügen Entgeltabrechnungssysteme über die notwendigen Informationen, um diese Zeiten in Euro zu bewerten. Gute Entgeltabrechnungssysteme können daher dem Personalcontrolling über 50 % der relevanten Kennzahlen liefern oder die erforderlichen Informationen zur Weiterverarbeitung bereitstellen.

Mit der führenden Tabellenkalkulationssoftware MS Excel lassen sich alle nachfolgenden Berechnungen durchführen.

3.1 Vorteile von MS Excel

MS Excel bietet gleich mehrere Vorteile:

• Die hohe Verbreitung von Excel lässt den Schluss zu, dass für den Einsatz im Personalcontrolling keine Neuanschaffung der Software notwendig ist und somit Anschaffungskosten entfallen.
• Ferner darf von gewissen Grundkenntnissen in den Fachabteilungen ausgegangen werden, sodass eine Schulung nicht zwingend besucht werden muss. Umgekehrt wirkt sich eine Verbesserung der Excel-Kenntnisse auch auf andere Arbeitsbereiche positiv aus.
• Das Schulungsangebot ist groß und im Vergleich zur Schulung einer Spezialsoftware günstiger.
• Zudem sind der Austausch von Daten und die interdisziplinäre Zusammenarbeit aufgrund der gleichen Softwarebasis unkompliziert. Kennzahlen und Informationen, die nicht direkt aus einem Vorsystem stammen, können in Excel berechnet und mit weiteren Informationen zu einer aussagekräftigen Übersicht kombiniert werden.
• Für die – auch grafische – Aufbereitung der Kennzahlen ist Excel prädestiniert. Die intuitiv zu bedienende Oberfläche ist für den Anwender leicht verständlich und die Erstellung von zielgruppengerechten Kennzahlenübersichten somit schnell und einfach möglich.

3.2 Aufbereitung der Kennzahlen mit Pivot-Tabellen

Zwei Herangehens­weisen

Bei Excel gestützten Reporting-Lösungen haben sich zwei unterschiedliche Herangehensweisen bewährt. Beim schnellen Ad-hoc-Reporting werden möglichst umfassende Datenpools ausgewertet und mithilfe von Pivot-Tabellen komprimiert. In dieser verdichteten Tabellenstruktur fällt es dann leicht, spezielle Sachverhalte herauszustellen und von dort aus mittels der Funktion "Details anzeigen" diese spezielle Datensatzmenge zu analysieren. Das Ad-hoc-Reporting mit Pivot legt i. d. R. nur geringen Wert auf die äußere Präsentation und fokussiert stattdessen die hohe Flexibilität bei geringen Vorarbeiten.

3.3 Aufbereitung von Kennzahlen mit strukturierten Kennzahlencockpits

Managementfähige Kennzahlenübersichten oder auch Kennzahlencockpits profitieren hingegen von einem vorab geplanten und durchstrukturierten Aufbau. Eine aussagefähige Präsentation und die Einbeziehung von Aktualisierungsmechanismen stehen im Vordergrund. Diese Cockpits sind in der Erstellung arbeitsintensiver, lassen sich jedoch später mit wenigen Mausklicks aktualisieren. Sie sind damit eine ideale Grundlage, um ein wiederkehrendes Berichtswesen als Basis für die Steuerung von Personalbelangen zu etablieren. Excel unterstützt seit der Version Excel 2007 über eine Million Zeilen/Datensätze in einem Arbeitsblatt und eignet sich daher auch für große Datenmengen.

3.3.1 Entgeltabrechnungssysteme als Datenquelle für Kennzahlencockpits

Naheliegende Kennzahlen im Personalwesen sind Personalbestandskosten. Hierzu zählen:

• Personalgrundkosten (tätigkeitsbezogene Entgeltkomponenten wie Löhne, Gehälter, Zuschläge/Zulagen),
• Personalzusatzkosten aufgrund von Gesetz und Tarif (wie Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Kosten der Arbeitssicherheit, bezahlte Abwesenheiten, Ausgleichszahlungen),
• Personalzusatzkosten aufgrund freiwilliger betrieblicher Leistungen (wie betriebliche Altersversorgung, Betriebskrankenkasse, Fahrt- und Transportkosten, Wohnungshilfen, Kantinenzuschüsse, Weihnachtszuwendungen).

Diese Daten lassen sich ohne zusätzliche Hilfsmittel direkt aus dem Entgeltabrechnungssystem beziehen. Dort sind bei marktüblichen Systemen vordefinierte Berichte vorhanden, welche diese Kennzahlen unter Berücksichtigung verschiedener Aggregationsformen (Kostenstelle, Abteilungen) ausweisen.

Da in der Entgeltabrechnung auch eine Fülle an weitergehenden Personalinformationen vorgehalten werden müssen, eignen sich diese Systeme selbst dann als Datenlieferant, wenn Personalbestandskosten nicht Gegenstand des Kennzahlencockpits sind.

3.3.2 Beispiel eines Kennzahlencockpits mit MS Excel

Das Kennzahlencockpit in Abb. 1 demonstriert, wie wichtige Personalkennzahlen mit Excel gebildet werden können. Es lässt sich beliebig erweitern.

Praxis-Tipp

Beispiel mit Excel-Datei nachvollziehen

Die genutzten Formeln und Techniken lassen sich anhand der Datei "Personalcontrolling-Kennzahlencockpit" nachvollziehen. Sie steht Ihnen unter den Arbeitshilfen zum Download zur Verfügung.

Abb. 1: Anwendungsbeispiel für ein Kennzahlencockpit