In kleinen und mittleren Unternehmen wird durchaus intensiv über die Möglichkeit des Outsourcing von Rechnungswesen und Personalbuchhaltung nachgedacht. Hier wird schon seit langem mit unterschiedlichsten Dienstleistern zusammengearbeitet. Daher ist die Bereitschaft zum Outsourcing durchaus vorhanden. Folgende Punkte muss man bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse beachten:

  • Es werden besonders sensible Daten, im Personalbereich sogar personenbezogene Daten von fremden Dritten verarbeitet. Die Sicherheitsvorkehrungen müssen entsprechend hoch sein.
  • Der Vorteil der rechtlich sicheren Verarbeitung der Daten (Steuertermine, Kontenzuordnung, Personalabrechnung) ist gerade in kleinen Unternehmen beachtlich.
  • Nachteilig wirkt sich aus, dass die Ergebnisse aufgrund der Kommunikationswege oft später kommen als bei einer Inhouse-Lösung. Der direkte Einfluss geht verloren.
  • Dafür sind die Ergebnisse in ihrer Aussagekraft meist besser, da standardisierte Auswertungen ohne zusätzliche Berechnung vorliegen.
  • Viele Teilbereiche im Unternehmen sind von den Daten aus dem Rechnungswesen abhängig (bspw. Zahlungsverkehr, Kreditprüfung, Mahnungen etc.), sodass aufwändige Schnittstellen geschaffen werden müssen.
  • Neben einer geringen Pauschale wird meist die Anzahl der Buchungen oder verwalteten Konten zur Berechnung herangezogen. Das bietet Möglichkeiten, durch konsequente Pflege der Stammdaten und durch gute Vorbereitung der Bewegungen Kosten zu sparen.
  • Sowohl das Rechnungswesen, vor allem im steuerlichen Bereich, als auch das Personalwesen erschließen dem Dienstleister ein großes Potenzial an Beratungsmöglichkeiten. Dies wird gerne genutzt, da in der Regel eine separate Abrechnung erfolgt. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse muss dies berücksichtigen.
  • Der Trend geht auch im Personal- und Rechnungswesen zur Nutzung von Apps externer Anbieter. Diese lösen nur sehr begrenzte und genau definierte Aufgaben, wie z. B. die Berechnung von Einkommensteuer aus Bruttogehältern, die Erledigung statistischer Meldungen oder die Ermittlung von IBAN und BIC aus allgemeinen Kontoangaben. Das hilft, wenn komplexe Funktionen im Unternehmen bleiben sollen, da wichtige und meist komplizierte Teilaufgaben ausgelagert werden können.

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