Ein gutes Berichtswesen muss neben fachlichen Gesichtspunkten unter anderem auch Aspekte für das Softwaredesign, die Datenvisualisierung und die Datenbankorganisation berücksichtigen. Es sind hierbei immer auch folgende Überlegungen von Bedeutung:
- Berichte sind grundsätzlich ein Medium, um den Berichtsadressaten entscheidungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen.
- Berichte sollten eine Botschaft enthalten. Es sollen Sachverhalte interpretiert werden und möglichst auch Empfehlungen ausgesprochen werden.
- Berichte sollen letztendlich dazu beitragen, dass der Berichtsadressat neue Erkenntnisse gewinnt und seinen Wissenshorizont erweitert.
- Berichte sollten einheitlich strukturiert und nach eindeutigen Regeln aufgebaut werden. Das bedeutet vor allem, dass Berichte nicht permanent ihr Layout ändern dürfen und Begriffe unternehmensweit vereinheitlicht und beibehalten werden müssen.
- Berichte sollten auf die Berichtsinhalte und nicht auf das Beiwerk wie Logos, CI-Farben usw. reduziert werden.
- Berichte sollten mit einer hohen Informationsdichte ausgestattet werden. Informationen, die sich über mehrere Seiten ziehen, sind nur schwer zugänglich. Der Betrachter kann das am besten verstehen und überblicken, was innerhalb der Augenspanne zu sehen ist.
Die gedanklichen Ansätze gehen auf Prof. Dr. Rolf Hichert zurück. Auf http://www.hichert.com/ wird anhand einer Vielzahl von Beispielen gezeigt, wie professionelle Geschäftsdiagramme gestaltet, Managementberichte optimiert und mit Präsentationen Wirkung erzielt werden können. Die Beispiele aus diesem Artikel lehnen sich an die Notationen (Farbkonzept und generelle Berichtsgestaltung) und die Empfehlungen von Prof. Hichert an.
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