Management-Aufgabe Nummer Eins: Erfolg im Tagesgeschäft ... / 2.5 Bezug auf jeden einzelnen Mitarbeiter: Persönliche Jahresziele über Management by Objectivs (MbO) vereinbaren

Sind alle beschriebenen operativen Arbeiten erledigt, müssen in einem letzten Schritt die Ziele für jeden einzelnen Mitarbeiter vereinbart und festgeschrieben werden. Die Zielfestlegung ist aus folgenden Gründen wichtig für ein Unternehmen:

1. Jeder Mitarbeiter weiß, wenn seine individuellen Ziele feststehen, wo er bei seiner Arbeit Schwerpunkte setzen muss, was wichtig und was weniger wichtig ist.
2. Jeder Mitarbeiter weiß, welchen Anteil er daran hat, um zunächst seine Abteilungsziele und in letzter Konsequenz auch die Unternehmensziele zu erfüllen.
3. Jedem Mitarbeiter wird immer wieder kommuniziert, welche aktuellen und auch künftigen Anforderungen an seine Person und seinen Arbeitsplatz gestellt werden.
4. Die Zielerreichung kann durch die Zahlung eines variablen Entgelts belohnt werden, was die Motivation der Mitarbeiter fördert.

Anforderungen an Ziele

Die Mitarbeiterziele sollten insbesondere folgende Anforderungen erfüllen, damit sie ihren Nutzen für beide Seiten erfüllen können:

1. Spezifisch: Ziele sollten zur Abteilung bzw. zum Bereich gehören, z. B. zum Vertrieb
2. Messbar: Ziele sollten messbar sein, z. B. Verkaufszahlen, Umsätze, Aufträge
3. Aktiv beeinflussbar: Ziele sollten vom Beschäftigten aktiv beeinflussbar sein. Er muss also die Möglichkeit haben, durch seine Fähigkeiten und den vom Unternehmen gegebenen Voraussetzungen ein Ziel zu erreichen, z. B. indem er die Freiheit hat, diejenigen Kunden zu besuchen, die aus seiner Sicht am besten zum Erfolg beitragen.
4. Realistisch: Ziele sollten herausfordernd, aber erreichbar sein. Wenn der Umsatz im vergangenen Jahr z. B. bei 1 Mio. Euro lag und das Ziel für das nächste Jahr 5 Mio. Euro lautet, ist es kaum wahrscheinlich, dass der Mitarbeiter das Ziel erreichen wird, wenn sich nicht die Rahmenbedingungen nachhaltig geändert haben.
5. Terminiert: Ziele sollten einen klar umrissenen Zeithorizont haben, dieser entspricht in den meisten Fällen dem Zeithorizont der operativen Planung, also einem Jahr.

Vorgehensweise mit Zielvereinbarungsgespräch

Um zu einer für beide Seiten sinnvollen Zielvereinbarung zu gelangen, hat es sich bewährt, ein so genanntes Zielvereinbarungsgespräch zu führen. Im Gespräch werden dem Mitarbeiter zunächst die grundlegenden Zusammenhänge zwischen den Unternehmenszielen, den Abteilungszielen und den Zielen der Mitarbeiter erläutert. Dies dient u. a. dazu, für den Mitarbeiter transparent zu machen, dass er mit seiner Arbeit unmittelbar dazu beiträgt, nicht nur die Abteilungs- sondern auch die Unternehmensziele zu erreichen. Außerdem muss schlüssig erläutert werden, wer welchen Anteil an der Zielerreichung tragen soll. Es muss also eine verständliche Zielhierarchie entstehen (vgl. Abb. 7).

Zielvereinbarungsgespräch

Ein Unternehmen will 10 Mio. Jahresumsatz erreichen. Es hat zwei Vertriebsabteilungen (Nord/Süd). Nord soll 6 Mio., Süd 4 Mio. Umsatz erzielen. Die Abteilung Nord hat 4 Mitarbeiter, von denen A 2,5 Mio., B 1,5 Mio. C 1,2 Mio. und D 0,8 Mio. Euro Umsatz erbringen sollen. Die auf den ersten Blick offensichtlichen Ungleichgewichte müssen den Beschäftigten erläutert werden. Gründe hierfür können z. B. unterschiedliche Bevölkerungsdichte und Besiedlung oder unterschiedliche Kundenstrukturen sein.

Abb. 7: Grundlegende Darstellung einer Zielhierarchie am Beispiel Vertrieb

Erfolgsvoraussetzungen für die Führung mit Zielvereinbarungen

Wesentliche Erfolgsvoraussetzung ist, dass das Führen mit Zielen als Methode verstanden wird, die nicht nur das Unternehmen als Ganzes betrifft, sondern alle Bereiche und jeden Mitarbeiter. Führen mit Zielen funktioniert auch nur, wenn es einen "roten Faden" von den Unternehmens-, über die Abteilungs- bis zu den Mitarbeiterzielen gibt. Zudem sollten die Ziele einvernehmlich vereinbart werden; d. h., beide Seiten müssen"dahinter stehen". Rahmenbedingungen, mögliche Differenzen oder Bedenken müssen im Zielvereinbarungsgespräch geklärt bzw. ausgeräumt werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass die Mitarbeiter sich nicht mit den Zielen identifizieren und nicht ihr Bestes geben, um die Vereinbarungen zu erfüllen. Dadurch erreichen beide Parteien nicht das Optimum (Mitarbeiter: variable Entgelte, Unternehmen: Umsatz, Deckungsbeiträge, Gewinn).

Außerdem sollte das System so flexibel gestaltet werden, dass es möglich ist, die Ziele bei Bedarf unterjährig anzupassen, etwa, wenn es durch neue Wettbewerber zu Umsatzeinbrüchen oder neue Produkte zu Umsatzsprüngen kommt. Dazu können z. B. regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern genutzt werden.

Zielvereinbarung

Führen mit Zielen kann auch dazu beitragen, dass Abläufe und Leistungsqualität im Unternehmen verbessert werden. Das ist z. B. dann der Fall, wenn die Mitarbeiter gebeten werden, Schwachstellen aufzudecken, die sie daran hindern, ihre Ziele schnell und/oder vollständig zu erreichen. Auch aus diesem Grund ist es natürlich wichtig, dass die Beschäftigten die Gesamtzusammenhänge kennen und sich melden, wenn es ihrer Meinung nach Dinge gibt, die verhindern, das...