Management-Aufgabe Nummer Eins: Erfolg im Tagesgeschäft ... / 2.1 Umsetzungserfolg: Ohne Ertrag und Liquidität ist man aus dem Spiel

In der Praxis ist häufig der Fall anzutreffen, dass es Probleme bei der Realisierung von Erträgen gibt und in der Folge die Zahlungsfähigkeit nicht durchgehend gesichert ist. Hier sind Sofortmaßnahmen des Managements erforderlich, bevor überhaupt an langfristige Unternehmensstrategien gedacht werden kann.

Bestandsaufnahme für die finanzielle Ist-Situation

Bevor man eine fundierte Aussage über die aktuelle Situation treffen kann, ist unbedingt eine finanzielle Bestandsaufnahme vorzunehmen. Die Analyse der Ist-Situation zeigt konkret und nachvollziehbar auf, ob und an welchen Stellen es in welchem Umfang Probleme gibt, und wo Handlungsschwerpunkte erforderlich sind. Gleichzeitig erhält man erste wichtige Hinweise darüber, welche strategischen Optionen überhaupt offenstehen.

Checkliste 1

Wichtige Prüfpunkte einer Bestandsaufnahme:

1. Werden vor allem Produkte mit hohen oder niedrigen Deckungsbeiträgen verkauft (ABC-Analyse der Produkte nach Deckungsbeiträgen)?
2. Wird vor allem an Kunden mit hohen oder niedrigen Deckungsbeiträgen verkauft (ABC-Analyse der Kunden nach Deckungsbeiträgen)?
3. Werden vor allem DB-starke Produkte in der Werbung herausgestellt?
4. Ist die Werbung erfolgreich (Werbeerfolgskontrolle durchführen, z. B. nach Schalten von Anzeigen die Entwicklung der Verkaufszahlen analysieren, Auswertung von Online-Analysetools)?
5. Werden gute Produkte vom Vertrieb vor allem DB-starken Kunden angeboten?
6. Werden die Vertriebsmitarbeiter angehalten, vor allem DB-starke Produkte bevorzugt zu verkaufen, z. B. mit gestaffelten Prämien?
7. Wird ständig nach Möglichkeiten gesucht, die variablen und fixen Kosten zu senken?
8. Wird mit wichtigen Lieferanten regelmäßig über Preise und Konditionen verhandelt (ABC-Analyse durchführen)?
9. Sind die Lagerbestände (Rohstoffe und Fertigwaren) "angemessen" oder gibt es unnötige Reserven?
10. Werden Rechnungen zeitnah gestellt und werden säumige Kunden konsequent gemahnt?
11. Gibt es in größerem Umfang Forderungsausfälle (Faustregel: mehr als 0,5-1 Prozent Ausfälle sollten möglichst nicht vorkommen (stark branchenabhängig)?
12. Werden bei großen Aufträgen "ausreichende" Voraus- und Zwischenzahlungen vom Kunden verlangt (Faustregel: als erste Rate möglichst mehr als die in vielen Branchen üblichen 30 % verlangen)?
13. In welchen Unternehmensbereichen liegen wesentliche Stärken?
14. In welchen Unternehmensbereichen liegen wesentliche Schwächen?

Checkliste 2

Maßnahmenvorschläge zur Verbesserung von Ertrag und Liquidität:

1. Fokussierung der Werbung auf Produkte und Kunden mit hohen Deckungsbeiträgen.
2. Überarbeitung der Ziele für die Vertriebsmitarbeiter (bzw. Vorgabe konkreter Verkaufsmengen für besonders profitable Produkte, Festlegung höherer Provisionen für diese Produkte).
3. Kontaktierung von Kunden, die zwar früher häufig gekauft haben, die aber über einen längeren Zeitraum, etwa 6-12 Monate, nicht mehr aktiv geworden sind. Um diese "Nichtkunden" wieder zu reaktivieren, können z. B. kleine Willkommensgeschenke oder einmalige Nachlässe auf bestimmte Artikel angeboten werden.
4. Überprüfung, ob die variablen Kosten gesenkt werden können, z. B. durch Ersatz von Rohstoffen, intensivere Verhandlung mit Lieferanten, Lieferantenwechsel oder Einsatz von Zeitarbeitnehmern in der Fertigung.
5. Überprüfung, ob die fixen Kosten gesenkt werden können, z. B. durch Verhandlung mit dem Vermieter, Wechsel des Energieanbieters, Überprüfung der Notwendigkeit von Versicherungen, Umwandlung kurzfristiger Kredite in kostengünstigere Darlehen.
6. Auslistung von Produkten mit niedrigem Deckungsbeitrag. Falls das nicht möglich ist, etwa, weil man als Vollsortimenter das Portfolio nicht reduzieren kann, muss geprüft werden, ob die Artikel nicht von Dritten bezogen werden können, um Kapazitäten für die Herstellung profitablerer Produkte frei zu bekommen. Faustregel: Liegt der Preis für Fremdbezug unter den eigenen variablen Kosten, lohnt sich die Maßnahme.
7. Konsequente und zeitnahe Rechnungsstellung, auch bei kleinen Beträgen. Zeitnah bedeutet, die Rechnung am Tag nach der Leistungserbringung zu erstellen! Wichtig: Unbedingt darauf achten, dass die Rechnung alle nach §§ 14 und 14a in Verbindung mit § 15 Abs. 1 Nr. 1 Umsatzsteuer-Gesetz gesetzlich notwendigen Bestandteile aufweist. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Kunden die Rechnung mit Hinweis auf Fehler nicht zahlen und eine neue Zusendung verlangen. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnung an die richtige Stelle im Betrieb geschickt wird, etwa für den Fall, dass Leistungs- und Rechnungsempfänger nicht identisch sind.
8. Konsequente Überwachung der Zahlungseingänge und Mahnungen von Kunden, die ihre Zahlungsziele überschreiten (Faustregel: ca. 3-5 Tage nach Fälligkeit erstmaliges Mahnen, dabei konkretes Zahlungsziel mit Termin setzen).
9. Bereitschaft, überfällige Forderungen an ein Inkassobüro oder einen Anwalt abzugeben und eintreiben zu lassen.
10. Bei größeren Aufträgen sollten zumindest Neukunden auf ihre Bonität überprüft werden; bei Altkunden sollte die Überprüfung routinemäßig jährlich erfolgen....