Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen / 3 Aktualisierungsbedarf mit der Abweichungsanalyse finden

Wenn sich Veränderungen für den Kostenrechner unbemerkt vollziehen, stellt sich das häufig in einer Abweichung von Kostenbuchungen gegenüber dem bisherigen Standard dar.

Verlegung von Zuständigkeiten

In der Produktion eines Maschinenbauers wurde der Energieverbrauch einer großen Anlage direkt gemessen und der dafür eingerichteten Kostenstelle zugeordnet. Der Rest der Energie wurde nach Schlüsseln, die durch die Fachleute in der Produktion geschätzt wurden, verteilt. Nach dem Kauf einer neuen Anlage wird die alte Anlage nur noch sporadisch genutzt. Die neue Anlage bezieht ihre Energie aus der normalen Verteilung, eine direkte Messung ist nicht eingerichtet.

Als Ergebnis fallen derzeit auf der Kostenstelle der alten Maschine kaum noch Energiekosten an. Dafür wird ein wesentlich höherer Betrag an Energiekosten, der jetzt auch die Energie für die neue Anlage enthält, auf alle anderen Nutzer verteilt. Fehler entstehen, Informationen über die Kosten sind nicht mehr korrekt.

3.1 Budgetabweichungen

Nachdem die Preis- und die Beschäftigungsabweichung aus der Differenz zwischen Plan und Ist herausgerechnet wurden, verbleibt ein Rest, der zu erklären ist. Dieser Betrag kann auf eine Veränderung in den Abläufen und Strukturen im Unternehmen, nicht nachvollzogen in der Kostenrechnung, hinweisen.

Plus und Minus

In vielen Fällen handelt es sich um Kostenverschiebungen, die durch Veränderungen ausgelöst werden. Es entsteht an einer Stelle eine negative Abweichung vom Planwert, Kosten fallen nicht mehr an. An anderer Stelle entsteht eine positive Abweichung, es werden mehr Kosten gebucht als geplant. Wenn Sie eine Abweichung erkannt haben und diese auf neue Prozesse und Strukturen zurückführen, suchen Sie nach einer zusätzlichen Differenz mit anderem Vorzeichen:

• Budgetabweichungen eigenen sich besonders gut zur Aufdeckung von Aktualisierungsbedarf, weil bei der Aufstellung des Budgets bereits geplante Veränderungen berücksichtigt werden.
• Abweichungen vom Budget können durch Abweichungen von geplanten und im Budget berücksichtigten Veränderungen verursacht werden.
• Budgetabweichungen werden im Rahmen der monatlichen Arbeiten regelmäßig ermittelt und analysiert. Veränderungen werden daher schnell erkannt, vor allem gegen Jahresende. Dann sind die kumulierten Differenzen so groß, dass sie nicht mehr übersehen werden können.

3.2 Vorjahresabweichungen

Für Unternehmen ganz ohne Budget oder mit nur globalen Budgets eignen sich die Vorjahreswerte der einzelnen Positionen in der Kostenträgerrechnung, der Kostenstellenrechnung oder in Projekten und Prozessen, die in der Kostenrechnung überwacht werden, als Vergleichswert. Bei starken Veränderungen in der Kostenentstehung wird es zu Differenzen zu den historischen Werten kommen. Die beste Zeit, dies zu prüfen, ist das Jahresende. Dann sind auch diese Differenzen so groß, dass sie leichter auffallen. Die notwendigen Anpassungen an die neuen Strukturen können für das neue Jahr noch rechtzeitig erfolgen.

Bekannte Änderungen in Historie berücksichtigen

Bevor Sie die Differenzen zwischen den aktuellen und den Vorjahreswerten ermitteln und für die Suche nach Aktualisierungsbedarf verwenden können, müssen Sie bereits bekannte Veränderungen in den historischen Daten nachvollziehen. Wenn z. B. der Fuhrpark im Laufe des aktuellen Jahres ausgegliedert wurde und jetzt von einem Dienstleister erledigt wird, müssen Sie die Fuhrparkkosten aus den Vorjahreswerten herausrechnen, damit Sie Abschreibungen, Personalkosten, Energie usw. richtig beurteilen können bzw. neue Kostenarten hinzurechnen, damit auch der Anstieg der Fremdfrachten richtig bewertet wird.

3.3 Monatsschwankungen

Veränderungen im Laufe eines Jahres entwickeln sich zunächst langsam, bevor sie in der Kostenrechnung erkannt werden können. Darum müssen die Monatswerte der wichtigen Positionen regelmäßig überwacht werden. Fällt eine Verteilung plötzlich ab und erholt sich der Wert nicht wieder, dann kann auf strukturelle Veränderungen geschlossen werden. Besonders eignen sich rollierende Darstellungen, die z. B. immer die letzten 12 Monate umfassen, um solche Abweichungen zu erkennen.

Zahlen können sprechen

Die folgende Aufstellung der Monatswerte einer Kostenstelle kann viel über eine Veränderung mitteilen:

Kostenstelle 10100 Verpacken
in TEUR	Jan	Feb	Mrz	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez
Personalkosten	7,2	6,5	7,1	7,5	6,9	6,9	7,0	7,2	7,2	7,0	6,8	6,9
Energiekosten	15,1	13,0	16,7	15,9	4,3	5,8	5,5	5,4	5,5	4,0	4,5	5,0
Reparaturen	2,0	1,5	3,5	8,9	0,5	0,4	1,0	0,0	0,0	0,5	0,3	0,5
AfA	7,0	7,0	7,0	7,0	15,0	15,0	15,0	15,0	15,0	15,0	15,0	15,0
Verwaltungskosten	0,9	0,9	1,0	0,9	1,1	0,8	1,1	1,0	0,9	0,7	0,5	0,9
Sonstige Kosten	2,1	2,1	2,2	1,9	3,2	2,0	1,4	1,3	1,0	1,5	1,6	1,8
Summe	34,3	31,0	37,5	42,1	31,0	30,9	31,0	29,9	29,6	28,7	28,7	30,1

Im Mai hat es eine Veränderung gegeben: Die Energiekosten sind gesunken und die AfA ist gestiegen. Scheinbar ist eine alte, energieintensive Verpackungsmaschine ersetzt worden durch eine neue, Energie sparende Anlage. Hinweis darauf sind auch die gesunkenen Reparaturkosten und die Spitze der Repar...