Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 11.3 Datenmengen reduzieren

Die modernen Hilfsmittel des Kostenrechners sorgen dafür, dass die Arbeit wesentlich erleichtert wird. Excel, Access oder andere Office-Programme können die Fehlersuche in der Kostenrechnung erleichtern.

• Versuchen Sie, zu prüfende Daten als Excel-Datei aus dem IT-System zu erhalten. Lassen Sie sich von großen Datenmengen nicht einschüchtern und übernehmen Sie die Daten zunächst komplett.
• Mit der Sortierfunktion in der Tabellenverarbeitung können die Kostendaten in eine leicht zu prüfende Reihenfolge gebracht werden. So können die Materialentnahmesätze nach empfangendem Kostenträger, nach Buchungsdatum oder nach dem Mitarbeiter, der die Buchung vorgenommen hat, sortiert werden.
• Berechnen Sie die Durchschnitte zu prüfender Kostensätze und vergleichen Sie diese mit den Werten in den Kostensätzen. Reduzieren Sie die Daten, indem Sie die Abweichungen besonders markieren (z. B. die bedingte Formatierung in Excel) und sich nur noch mit den Datensätzen beschäftigen, die den Durchschnitt um mehr als ein zulässiges Maß überschreiten.

Erkenntnisse verwerten

Mit den beschriebenen Suchstrategien und Suchtechniken sind Sie in der Lage, systematisch Fehler zu suchen und noch vor Jahresende zu korrigieren. Sie schaffen damit eine gute Ausgangslage für die Jahresabschlussarbeiten und erreichen gleichzeitig, dass die Vergleichswerte für das kommende Jahr korrekt sind.

Wichtiger jedoch ist die Möglichkeit, die gewonnenen Erkenntnisse für die Zukunft zu verwenden und die Fehler zu reduzieren. Korrigieren Sie die Verteilungen und sorgen Sie für Abläufe, die eine laufende Anpassung an Veränderungen sicherstellen. Schulen Sie die Mitarbeiter in den Fachabteilungen, die für die Daten der Kosten zuständig sind, erklären Sie ihnen, warum die Kostenwerte und Zuordnungen wichtig sind. Vor allem aber fordern Sie die Verantwortung für Kosten ein. Die Verantwortlichen werden dann besser auf die Korrektheit der Kostendaten in ihrem Bereich achten.