Kennzahlen zur Messung und Optimierung des Wertbeitrags ... / 3.2 Kosten der Einkaufsorganisation

Jahresbudget eingehalten?

Die Kennzahl besagt, ob der Fachbereich Einkauf sein Jahresbudget eingehalten hat. Das vorgegebene Budget wird ausgedrückt über die Funktionsbereichskosten, die Personalkosten, Gemeinkosten sowie Umlagen und Dienstleistungsverrechnungen beinhalten können. In den Umlagen sollten alle Kosten abgebildet werden, die notwendig sind, um die Einkaufsorganisation in die Lage zu versetzen, ihr originäres Geschäft auszuführen. Dazu gehören:

• das Gebäudemanagement, über das die Kosten der benötigten räumlichen Ressourcen abgebildet werden,
• der Fuhrpark bzgl. der benötigten Dienstwagen,
• die IT in Bezug auf die zur Verfügung gestellte Hard- und Software und die IT-Leistungen im Rahmen von Projekten sowie
• die Personalausbildung, die notwendig ist, das Personal des Fachbereichs Einkauf entsprechend auszubilden.

Werden vom Einkauf Projekte initiiert, um Einkaufskosten zu reduzieren oder um den Qualitätsstandard der bezogenen Artikel zu erhöhen, sollten sowohl die internen als auch die externen Kosten über einen projektbezogenen Kostensammler gebucht werden. Damit werden die gesamten Projektkosten transparent und messbar und dem Einkauf können die zur Durchführung der Projekte verursachten Kosten direkt zugerechnet werden..

Perspektive	Finanzen
Ziel	Budgeteinhaltung
KPI-Definition	Entwicklung der Funktionsbereichskosten (Personalkosten, Gemeinkosten sowie notwendige Umlagen und Verrechnungen) im Vergleich zum Plan
Enthalten in Berichten	Einkaufsreporting
Berechnungsformel	Entwicklung der Funktionsbereichskosten des Einkaufs des aktuellen Jahres im Vergleich zum Budget des aktuellen Jahres
Aufrissdimensionen	Funktionsbereichskosten des gesamten Knotens "Einkauf" je nach Unternehmensgröße, unterteilt in Einkaufsbereiche
Datendimension	Monat, kumuliert, Forecast

Tab. 2: Kosten der Einkaufsorganisation

Um auf Monatsebene zu vergleichen, ob der Einkauf die geplanten Kosten des aktuellen Jahres auch eingehalten hat, ist es wichtig, dass auch auf Monatsebene geplant wird. Dies kann entweder durch

• eine lineare Planverteilung oder
• eine Plansaisonalisierung, die besonders hohe und außerordentliche Kostenpositionen zeitlich genau berücksichtigt,

erfolgen. Um einen Vergleich über eine Mehrjahresperiode oder mit anderen Unternehmen der gleichen Branche herzustellen, ist es sinnvoll, die Funktionsbereichskosten des Einkaufs ins Verhältnis zum Einkaufsvolumen zu setzen, da eine absolute Kennzahl der Funktionsbereichskosten nur im Vergleich zum Vorjahr und Budget aussagefähig ist, nicht jedoch über einen Mehrjahresvergleich oder über einen Vergleich mit anderen Unternehmen, wenn das Einkaufsvolumen aufgrund der Unternehmensgröße unterschiedlich ist. Abb. 2 zeigt als Beispiel die Entwicklung der Funktionsbereichskosten eines Unternehmens in Summe und als Prozentsatz vom Einkaufsvolumen. Die Werte sind in Summe dargestellt und aufgeteilt auf die einzelnen Produktbereiche:

Abb. 2: Funktionsbereichskosten absolut und in % des Einkaufsvolumens

Variabilität der Kosten kennen

In diesem Beispiel sind in Summe die Funktionsbereichskosten des Einkaufs im Vergleich zum Budget gestiegen, obwohl sich das Einkaufsvolumen nicht proportional erhöht hat. Es sind die Gründe zu analysieren, die diese Budgetüberschreitung verursacht haben, und Maßnahmen zu definieren, wie das Budget noch erreicht werden kann. Diese Analysen und Maßnahmen sollten auch produktbereichsbezogen erfolgen, da die Entwicklung nicht in allen Produktbereichen gleich ist. Es gibt auch Produktbereiche, bei denen die Erhöhung der Funktionsbereichskosten proportional zur Erhöhung des Einkaufsvolumens erfolgt ist. Jedoch sollten auch dann genau die Gründe für die Abweichung analysiert werden, da sich nicht alle Kosten proportional zur Entwicklung des Einkaufsvolumens verhalten. Tab. 3 zeigt am Beispiel der BAB-Hierarchieebenen, welche Kostenarten sich variabel zum Einkaufsvolumen entwickeln können.

Hinweis

Berechnungsmodelle als Arbeitshilfe verfügbar

Berechnungsmodelle zu den Kennzahlen inkl. Grafiken sind in der Arbeitshilfe Kennzahlen für das Einkaufscontrolling (Praxisbeispiel) als Excel-Datei in den Arbeitshilfen zu finden.

BAB-Hierarchieebenen des Einkaufs	Auswirkungen des Einkaufvolumens auf die Funktionsbereichskosten
Personalkosten	Variabel zum Einkaufsvolumen, da für erhöhtes Einkaufsvolumen mehr Personal benötigt wird
Abschreibung, Leasing, Miete, Pacht	Nicht variabel zum Einkaufsvolumen, da sich Miete und Pacht nicht erhöhen
Instandhaltung, Prozess- und Qualitätsmanagement	Qualitätsmanagement: Variabel zum Einkaufsvolumen, da mehr Qualitätskontrollen notwendig werden
Energie, Infrastruktur, Logistik	Nicht variabel zum Einkaufsvolumen, da Eingangsfrachten nicht bei den Funktionsbereichskosten abgebildet werden
Materialverbrauch	Variabel zum Einkaufsvolumen, da vermehrte Tests mit Kleinmaterialien stattfinden können
Services	Variabel zum Einkaufsvolumen, da vermehrte Dienstleistungen in Anspruch genommen werden können
Sonstige Sachgemeinkosten	Variabel zum Einkaufsvol...