Kennzahlen für das Personalmanagement / 2 Kennzahlensystematik und Kennzahlenkatalog

Um in der Vielzahl der möglichen Kennzahlen einen Überblick zu gewinnen, werden Kennzahlen inhaltlich gruppiert^[1]. Nachfolgend werden einige Kennzahlengruppen beispielhaft dargestellt. Diese Kennzahlengruppen stellen gewissermaßen einen Vorrat an Kennzahlen dar, aus dem man für die jeweilige Fragestellung die relevanten entnimmt und in themenorientierten Zusammenstellungen ("Dashboards") arrangiert.

[1] Beispiele entnommen aus: Schübbe, Personalkennzahlen, (2011).

2.1 Personalbestand

Basis für alle weiteren Auswertungen

Die Kennzahlen des Personalbestandes bilden die Basis für alle weiteren Kennzahlen. Da es sich hierbei ausschließlich um Grundzahlen handelt, kann man darüber diskutieren, ob es sich bei ihnen überhaupt um eigenständige Kennzahlen handelt. Wegen der elementaren Bedeutung dieser Zahlen für die weitere Kennzahlensystematik werden sie hier aber als eigene Kennzahlengruppe geführt.

Eine mangelnde Sorgfalt bei der Ermittlung dieser Werte verursacht Folgefehler in allen weiteren Kennzahlen. Die diesen Kennzahlen zugrunde liegenden Daten können in aller Regel aus dem datenhaltenden Personalsystem extrahiert und in einem geeigneten Tool zusammengestellt werden. Wichtig ist, dass die Ermittlung dieser Zahlen ausschließlich maschinell anhand von Einzeldatensätzen erfolgt und nicht als manuelle Zusammenstellung von bereits aggregierten Daten.

Als Beispiel aus dieser Kennzahlengruppe wird in Tab. 1 aufgezeigt, wie der Personalbestand in Köpfen und Kapazitäten dargestellt wird.

Kennzahl	Personalbestand
Beschreibung	Gibt den aktuellen Personalbestand in Form einer Kopfzählung an
Grundgesamtheit	Mitarbeiter, die einen Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen haben. Einschränkungen auf Mitarbeitergruppen sind möglich, sodass sich Standardgrundgesamtheiten bilden, die immer gleich zu erheben sind. Beispiel: Ltd. Angestellte, Angestellte (gewerbliche, kauf­männische, technische) im aktiven Dienstverhältnis = Personalbestand 1 + Mitarbeiter aus diesen Gruppen mit Dienstunterbrechung (z. B. Elternzeit) = Personalbestand 2 + Auszubildende + Praktikanten + … = Personalbestand 3
Rechnerische Ermittlung	Summe aller Mitarbeiter in der definierten Grundgesamtheit
Varianten	Auswahl des Auswertungsstichtags: Personalwirtschaftlich sinnvoll ist i. d. R. der Monatserste, vielfach wird jedoch der Monatsletzte verwendet. Diese Auswahl bestimmt wesentlich, wie aktuell die Darstellung ist. Während bei einer Auswertung zum Monatsersten die Ab- und Zugänge bereits enthalten sind, basiert die Auswertung zum ­Monatsletzen immer auf Daten, die an Aktualität bereits eingebüßt haben, da Personalveränderungen i. d. R. zum Ersten eines Monats erfolgen. Ausschließlich zum Abgleich mit Zahlen des Jahresabschlusses ist eine Auswertung zum Ultimo sinnvoll. Kapazitäten statt Köpfe Identische Ermittlung der Grundgesamtheit, ­jedoch Berücksichtigung des individuellen ­Arbeitszeitfaktors im Verhältnis zum betriebs­üblichen Vollzeitarbeitsverhältnis.
Besonderheiten	Die Abgrenzung zwischen aktivem und inaktivem Dienstverhältnis ist genau zu definieren. Dies kann ggf. an die geleistete Vergütung angelehnt werden. So wären Zeiten des Mutterschutzes und der Krankheit während der Entgeltfortzahlung als aktive Beschäftigung zu zählen, Elternzeiten oder Krankheiten außerhalb der Entgeltfortzahlung als inaktive Zeiten.
Verwendung	Basis für diverse weitere Kennzahlen, wenn die Kapazität des Mitarbeiters keine oder eine untergeordnete Rolle spielt. Berichterstattung, ggf. gegliedert nach organisatorischen oder personalwirtschaftlichen Kriterien.

Tab. 1: Kennzahl "Personalbestand"

Die in dieser Auswertung ermittelte (Kenn-)Zahl fließt in die standardisierte Personalberichterstattung ein und bildet die Basis für weitere Kennzahlen, wie sie in den folgenden Abschnitten dargestellt werden. Ebenso grundlegend sind beispielsweise eine Auswertung der Produktivstunden oder eine Umrechnung der Ausgaben für Zeitarbeitskräfte in Personalkapazitäten.

2.2 Personalstruktur

Klassische Personalkennzahlen

Aufbauend auf den Personalbestandszahlen des vorigen Kapitels werden hier i. d. R. Mitarbeitergruppen zueinander ins Verhältnis gesetzt (Bestand) oder Wechsel zwischen den Gruppen untersucht (Veränderung). Einige dieser Kennzahlen sind echte Klassiker und erscheinen vielfach in Veröffentlichungen und in Medien. Das Wiederkehren bekannter Namen in unterschiedlichen Quellen ist jedoch kein Garant für identische Inhalte, da es keine gültige Normierung für Kennzahlen gibt. Da die mögliche Anzahl der Kennzahlen in dieser Gruppe nahezu unendlich ist, stellen die nachfolgenden Beispiele lediglich einen kleinen Ausschnitt zur Verdeutlichung des Aufbaus und des Kennzahlencharakters dar.

Kennzahl	Durchschnittsalter
Beschreibung	Ermittelt das Durchschnittsalter der Beschäftigten
Grundgesamtheit	Alle Mitarbeiter (Köpfe) gem. Personalzählung
Rechnerische Ermittlung	Summe der Lebensalter aller Mitarbeiter/Anzahl der Mitarbeiter
Varianten	Berechnung auf Basis der Personalkapazitäten statt Kopfzahlen Clustern nach Alterskohorten Ermittlung der Kennzah...