Kennzahlen erfüllen eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, die sowohl einzeln als auch miteinander kombiniert auftreten können:[1]

Informationsfunktion: Kennzahlen dienen der Abbildung komplexer betrieblicher Sachverhalte. Hierbei spricht man von einer Informationsfunktion der Kennzahlen. Sie sollen dabei helfen, Schwachstellen und Chancen zu identifizieren.

Entscheidungsfunktion: Kennzahlen bilden die Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Die Entscheidungsträger in Unternehmen benötigen Informationen, wie sich die von ihnen getroffenen Entscheidungen auswirken.

Kontrollfunktion: Kennzahlen dienen der Kontrolle von geplantem und im Nachhinein erreichtem Ergebnis.

Steuerungsfunktion: Durch kontinuierliche Soll-Ist-Vergleiche sowie durch die Bewertung der Effektivität, Effizienz und Qualität der Leistungserbringung besitzen Kennzahlen zudem eine Steuerungsfunktion. Ursachen und kausale Zusammenhänge werden analysiert und daraufhin – falls notwendig – entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen ergriffen.

Koordinationsfunktion: Kennzahlen helfen bei der Durchsetzung von Entscheidungen, bei der Koordination verschiedener unternehmerischer Bereiche und bei der Verhaltenssteuerung von Mitarbeitern. Darüber hinaus werden mit ihnen Sachverhalte dokumentiert.

Operationalisierungsfunktion: Mithilfe von Kennzahlen lassen sich Ziele operationalisieren und damit konkret messbar machen. Für operative Ziele müssen der Zeitbezug, das Zeitausmaß und die Messbarkeit vorgegeben sein.

Anregungsfunktion: Durch die Verdichtung von Daten und Informationen zu wenigen zentralen Größen sind Auffälligkeiten und Veränderungen schneller zu erkennen, als durch aufwendige Analysen in kaum überschaubaren Datenmengen. Kennzahlen mit Frühwarncharakter können so frühzeitig auf kritische Werte hinweisen und Reaktionen ermöglichen.

Vorgabefunktion: Die operationalisierten Ziele und Strategien können mit einem Zielwert versehen werden. Diese Vorgaben gelten entweder allgemein für das ganze Unternehmen oder sie sind individuell für einzelne Organisationseinheiten zu verwenden.

[1] Vgl. Weber/Schäffer, 2020, S. 181 sowie Gladen, 2014, S. 17 ff.

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