Führt ein Einzelhändler, wie z. B. ein Apotheker, über die nach der Rechtsprechung zulässige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe, ist er nach dem BFH-Urteil vom 16.12.2014[1] verpflichtet, diese Datei dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.
Im entschiedenen Fall hatte eine Apothekerin ihre Bareinnahmen mit einer sog. PC-Kasse erfasst. Die Summe der täglichen Bareinnahmen übertrug sie manuell in das Kassenbuch. Dem Prüfer legte sie zwar eine CD mit Daten aus ihrem Kassensystem vor, nicht aber die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe.
Der BFH hat entschieden, dass auch dann, wenn auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden kann, das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung verlangen kann, dass ihm die Dateien aus der PC-Kasse vorgelegt werden. Das gilt insbesondere bei Einzelhändlern, die in ihrem Betrieb im allgemeinen Waren von geringem Wert an unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen. Wird zusätzlich eine PC-Kasse geführt, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, dann sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall nach § 147 AO im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kassendaten zu nehmen.
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