IT-Berater richtig auswählen

Kurzbeschreibung

Die Checkliste zeigt, wie Sie in acht Schritten den richtigen IT-Berater finden.

Vorbemerkung

Für den richtigen Einsatz des IT-Budgets ist erhebliches Know-how notwendig. Die Finanzbuchhaltung verlangt eine vollständig andere IT-Versorgung und Organisation als z. B. das Lagerwesen oder die Entwicklungsabteilung. Die technische Betreuung von zentralen IT-Einrichtungen unterscheidet sich von der technischen Betreuung der Netzwerkstrukturen. Externe Netze, Voice over IP, Mobile Computing oder IT-Sicherheit sind weitere Themen, für die in erheblichem Umfang Wissen und Fähigkeiten aufgebaut werden müssen. In mittelständischen Unternehmen fällt es schwer, eigenes Wissen für alle im IT-Bereich vorhandenen Möglichkeiten mit eigenen Mitarbeitern abzudecken. IT-Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen haben deshalb oft nur eine Möglichkeit, den Einsatz der Informationstechnologie für ihre Unternehmenszwecke zu optimieren: externe Berater. Unsere Checkliste hilft Ihnen, den richtigen IT-Berater zu finden.

Welche Vorteile Sie von der Zusammenarbeit mit einem IT-Berater erwarten können, wo sich die Zusammenarbeit lohnt und wie Sie vorgehen, lesen Sie im Beitrag Erfolgreiche Zusammenarbeit mit IT-Beratern.

Checkliste

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		Erledigt	Anmerkung
Schritt 1	Definieren Sie die Aufgabe des externen Beraters exakt und beschreiben Sie diese so, dass Außenstehende sie verstehen können. Dabei können Sie die notwendige Fachkenntnis voraussetzen.
Schritt 2	Holen Sie Empfehlungen von befreundeten Unternehmen ein, auch Warnungen sind hilfreich. Versuchen Sie, Informationen über Berater aus Ihrem Unternehmerverband zu erhalten. Fragen Sie bei Ihrer zuständigen IHK oder Handwerkskammer nach Empfehlungen von Beratern. Suchen Sie beim BDU (Bund Deutscher Unternehmensberater, http://www.bdu.de) nach passenden Dienstleistern.
Schritt 3	Suchen Sie sich aus den erhaltenen Informationen fünf mögliche Partner heraus, die Ihnen für die Aufgabe am ehesten geeignet erscheinen. Lassen Sie sich aufgrund Ihrer Aufgabenbeschreibung von diesen fünf Beratern grobe schriftliche Angebote geben.
Schritt 4	Suchen Sie sich aus den fünf Angeboten die drei aus, die am besten auf die Aufgabe und den Kostenrahmen passen. Erklären Sie diesen drei Beratern detailliert, wie ihre Aufgabe aussieht. Dazu sind intensive Gespräche notwendig. Lassen Sie die drei Berater ein detailliertes Angebot mit Zeitvorgabe und Beschreibung der Vorgehensweise abgeben.
Schritt 5	Stellen Sie fest, welches Angebot die meiste Kompetenz zeigt. Dazu können Sie auch die Erfahrungen aus den intensiven Gesprächen einbeziehen. Stellen Sie fest, welche Reihenfolge der Angebote hinsichtlich der Kosten besteht. Achten Sie darauf, dass wirklich alle Kosten enthalten sind.
Schritt 6	Vergleichen Sie die Anbieter der Beratungsleistung hinsichtlich der Unternehmensgröße (Umsatz, Ergebnis, Mitarbeiter). Beurteilen Sie die Anbieter hinsichtlich der Qualität und der Ausbildung der Mitarbeiter, die Ihre Aufgabe erledigen werden. Stellen Sie fest, welche Erfahrung die Anbieter bei der Erledigung Ihrer speziellen Aufgabe haben. Beachten Sie dabei die Branche und die Unternehmensgröße der Kunden. Ermitteln Sie das Potenzial der Anbieter hinsichtlich der Ausweitung der Aufgabe und der Übernahme eventueller weiterer Aufgaben.
Schritt 7	Lassen Sie sich Referenzen mit vergleichbarer Aufgabe, Branche und Unternehmensgröße geben. Rufen Sie mehrere dieser Referenzen an und lassen Sie sich die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe beschreiben. Besuchen Sie mindestens einen der Referenzkunden der Anbieter und lassen Sie sich die Arbeit des Anbieters vor Ort zeigen. Versuchen Sie auch Kunden des Beraters zu finden, die nicht als Referenz genannt wurden und befragen Sie diese nach ihren Erfahrungen. Als Quelle dienen z. B. das Internet oder Anwendertreffen.
Schritt 8	Bewerten Sie die Ergebnisse aus den Punkten 6 und 7. Entscheiden Sie sich für den Anbieter, der Ihnen das günstigste Angebot unter Berücksichtigung des Preises, der Qualität der zu erwartenden Arbeit und der Sicherheit in der Zusammenarbeit geliefert hat.