HGB, KonTraG und GmbHG
Bei Prüfungshandlungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung ist regelmäßig dem Wirtschaftsprüfer (WP) gegenüber nachzuweisen, dass den Anforderungen aus § 264d HGB und § 314 (2) 5 HGB ausreichend Genüge getan wird. Von diesen Regelungen sind zwar direkt nur kapitalmarktorientierte Firmen betroffen (ausgehend von § 289 (5) HGB), jedoch haben durch die Ausstrahlungswirkung des KonTraG vorgenannte Regelungen i. V. m. einschlägigen Vorschriften des GmbHG auch Entfaltungswirkungen auf nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen. Deswegen richtet sich dieser Beitrag vorwiegend an die nicht kapitalmarktorientierten Unternehmen im Bereich der KMU.
Es ist jedoch nicht hinderlich zu erwähnen, dass diese Kontrollmechanismen im Einklang mit den Compliance-Zielen der Unternehmung stehen.
Anregung für eine pauschale Prozessbeschreibung für kleinere Unternehmen
Ein mögliches Beispiel einer pauschalen IKS-Prozessbeschreibung für kleinere Unternehmen:
… In entsprechender Anwendung der für kapitalmarktorientierte Unternehmen nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz geltenden Regelungen des § 289 Abs. 5 HGB berichten wir nachfolgend freiwillig über die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess.
Die konzernweiten unterjährigen Planungs- und Controlling-Maßnahmen zur Geschäftsentwicklung haben wir bei unseren deutschen und internationalen Konzerngesellschaften weiter verfeinert. Neben finanziellen Dimensionen werden über unseren zeitgleich mit der Jahresplanung ablaufenden unternehmensweiten Balanced-Scorecard-Prozess auch nichtfinanzielle Zielsetzungen vereinbart und einem unterjährigen Monitoring unterworfen.
Bei wesentlichen ausländischen Tochtergesellschaften werden die Finanzdaten unterjährig durch Audits unserer zentralen Finanzabteilung vor Ort im Ausland zusätzlich geprüft. Bei allen wesentlichen internationalen Tochtergesellschaften im Ausland wurde eine Abschlussprüfung oder zumindest ein Review der Jahresabschlüsse durch einen Abschlussprüfer beauftragt.
Bei den kleinen Auslandsgesellschaften, die vor Ort keiner Abschlussprüfung unterzogen wurden, haben wir uns die in den Konzernabschluss einfließenden Abschlussinformationen mit einem zentral vorgegebenen Berichtspaket melden lassen. Zusätzlich haben wir weitere Nachweise für wesentliche Posten und Angaben eingeholt, um die Integrität der zu konsolidierenden Daten und die materielle Richtigkeit des Konzernabschlusses sicherzustellen.
Zur Sicherstellung einer einheitlichen Bilanzierung im Konzernabschluss besteht eine für alle Tochtergesellschaften weltweit verbindlich geltende Konzernbilanzierungsrichtlinie in deutscher und englischer Sprache. Diese Richtlinie ist allen Konzerngesellschaften über das Intranet zugänglich.
Die Konsolidierung erfolgt zentral in Deutschland. Für die Konsolidierung kommt eine anerkannte, durch unseren Abschlussprüfer im Rahmen einer EDV-Systemprüfung geprüfte Standardsoftware zum Einsatz …
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