GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 3.1 Notwendige Aufzeichnungen | ProFirma Professional | Personal

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Grundsätzlich gelten die Ordnungsvorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen nach §§ 140 AO ff. auch für die Einnahmen-Überschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG. Auch hier sind Aufzeichnungen auf digitalen Datenträgern möglich.

Die dazu erforderlichen Unterlagen sind aufzubewahren.^{^[1]} Allerdings sind folgende Punkte zu beachten:

Aufzeichnungspflichtig sind Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.^{^[2]}
Ein Anlagenverzeichnis ist zu erstellen.^{^[3]}
Entnahmen und Einlagen sind wegen der Begrenzung des Abzugs von Schuldzinsen gesondert aufzuzeichnen.^{^[4]}
Eine separate Aufzeichnung ist für bestimmte Aufwendungen nötig, nämlich für^{^[5]}
- Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind,^{^[6]}
- Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass,^{^[7]}
- Gästehäuser außerhalb des Ortes eines Betriebs,^{^[8]}
- Jagd, Fischerei, Motor- oder Segeljachten u. Ä.,^{^[9]}
- das häusliche Arbeitszimmer,^{^[10]}
- sonstige unangemessene Kosten, die die Lebensführung berühren.^{^[11]}

Aufzeichnungen sind für den Lohnsteuerabzug nötig.^{^[12]}

Aufzeichnungen sind nach dem Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben und umfassen insbesondere^{^[13]}
- Vereinbarte Entgelte, nach Steuersätzen getrennt,
- Bemessungsgrundlagen für Entnahmen, Abgaben an Personal und sonstige unentgeltliche Zuwendungen und entsprechende sonstige Leistungen,
- Vorauszahlungen,
- unrichtige und unberechtigte Steuerausweise,^{^[14]}
- Bemessungsgrundlagen für Einfuhren mit Einfuhrumsatzsteuer und innergemeinschaftliche Erwerbe.

Soweit der Steuerpflichtige die nach § 22 UStG und § 63 UStDV erforderlichen Aufzeichnungen digital unter Verwendung eines modernen PC-Kassensystems vornimmt, das sowohl sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet als auch eine langfristige Aufbewahrung ermöglicht, sind diese digitalen Aufzeichnungen aufbewahrungspflichtig.^{^[15]}

In Fällen mit Auslandsbezug sind Aufzeichnungen zur Ermittlungsmethode und zur Fremdüblichkeit bei Geschäften mit nahestehenden Personen vorzunehmen (sog. "Verrechnungspreisdokumentation").^{^[16]}

Bei Kleinstunternehmen (bis 17.500 EUR Jahresumsatz) ist bei der Erfüllung der Anforderungen an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regelmäßig auch die Unternehmensgröße zu berücksichtigen.^{^[17]}

Praxis-Tipp

Freiwillige Aufzeichnungen

Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung sind Aufzeichnungen nur aufzubewahren, soweit dies aufgrund von Steuergesetzen (z. B. nach § 4 Abs. 3 Satz 5, Abs. 7 EStG und nach § 22 UStG) gefordert ist. Darüber hinaus gehende, "freiwillig" geführte Unterlagen und Daten unterliegen nicht dem Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO.^{^[18]} Führt der Steuerpflichtige Aufzeichnungen, zu denen er gesetzlich nicht verpflichtet ist, so sind die Aufzeichnungen dann nicht gem. § 146 Abs. 6 AO "für die Besteuerung von Bedeutung", wenn sie der Besteuerung nicht zugrunde zu legen sind.^{^[19]} Im Urteilsfall wurden die Geschäftsvorfälle zusätzlich zu den Aufzeichnungen der Betriebseinnahmen und -ausgaben in einem "Kanzlei-Rechnungswesen-Programm" digital erfasst. Diese Daten sind nicht vorlagepflichtig und somit vor dem Zugriff des Finanzamts geschützt.^{^[20]}