Geschäftspapiere und Impressum der GmbH: rechtssicher gestalten

Einführung

Die Geschäftspapiere einer GmbH und auch einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft müssen vom Geschäftsführer regelmäßig ge- und überprüft werden: Ob sie alle vorgeschriebenen Angaben enthalten und ob die freiwilligen Angaben (noch) der Wahrheit entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen die Papiere geändert werden. Das kann auch mehrfach und schnell hintereinander der Fall sein.

Früher war dies durchaus ein Problem, da Geschäftspapiere mit allen Angaben in großer Menge gedruckt wurden. Heute ist es in aller Regel so, dass "nur" noch die Schmuck- oder Erkennungselemente, wie beispielsweise das Logo oder andere unveränderliche Angaben auf den Geschäftspapierbogen vorgedruckt sind und die übrigen Angaben individuell bei Bedarf eingefügt werden.

Was riskieren Sie, wenn Sie die Pflichtangaben auf die leichte Schulter nehmen? Durchaus einiges: So hat beispielsweise das für Ihre GmbH zuständige Registergericht das Recht, ein Zwangsgeld bis zu 5.000 EUR zu verhängen (§ 14 HGB). Wenn Sie dann immer noch nicht "hören", müssen Sie weiter "fühlen", denn das Zwangsgeld darf mehrfach festgesetzt werden.

Für Konkurrenten, denen Ihre GmbH ein Dorn im Auge ist, sind fehlende Pflichtangaben eine Steilvorlage, um sie abzumahnen. Zwar muss nach § 3a UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) eine unlautere Handlung auch objektiv gesehen Marktteilnehmer beeinträchtigen, was beispielsweise bei einer E-Mail, bei der die Signatur fehlt, höchstwahrscheinlich nicht der Fall sein wird. Aber das müssen Sie erst einmal darlegen, was garantiert neben der Zeit und Ihren Nerven auch Geld (für den Rechtsanwalt) kostet.

Wer dagegen seine Angaben auf Geschäftspapieren fälscht oder bewusst unvollständig hält, um die Identität des Unternehmens zu verschleiern, der führt die Marktteilnehmer in die Irre (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 3 Nr. 2 UWG), was Schadensersatzansprüche nach dem BGB auslösen kann.

Eine GmbH muss – ebenso wie eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft – nach außen, also für alle, die mit dem Unternehmen Geschäfte machen oder machen wollen, als eine Gesellschaft, deren Haftung auf das betriebliche Vermögen beschränkt ist, erkennbar sein. Das ist ein Teil des Gläubigerschutzprinzips. Der Gläubiger, aber auch ein potenzieller Gläubiger, ein zukünftiger Geschäftspartner oder auch „nur“ ein Kunde soll sich ein Bild über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Absenders machen können, indem er beispielsweise Einsicht ins Handelsregister nimmt oder die Mitteilungen im elektronischen Bundesanzeiger nachverfolgt.

Neben der einen Firmierung treten Unternehmen vor allem mit ihren Geschäftsbriefen in Kontakt mit der Umwelt. Im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG), GmbH-Gesetz (GmbHG) und Genossenschaftsgesetz (GenG) ist geregelt, welche Angaben ein Geschäftsbrief bei jedem Schriftwechsel enthalten muss. Diese Angaben sollen dem Empfänger Auskunft über den Absender geben.

GmbHs und auch haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften müssen also auf ihren Geschäftsbriefen bestimmte Angaben machen, die im Geschäftsverkehr darauf hinweisen, dass es sich bei der Firma um eine solche "mit beschränkter Haftung" und – im Fall der Unternehmergesellschaft – um eine solche mit einem Stammkapital unter 25.000 EUR handelt.

Wenn die notwendigen Angaben nicht oder in falscher, weil missverständlicher Weise gemacht werden, haftet der Geschäftsführer persönlich, also mit seinem Privatvermögen, weil er einen falschen Rechtsschein erweckt, nämlich den der unbeschränkten Haftung oder der höheren beschränkten Haftung. So darf eine haftungsbeschränkte UG sich nicht als GmbH bezeichnen, selbst wenn sie zwischenzeitlich in ihren Rücklagen 25.000 EUR "angespart" hätte. Erst dann, wenn sie diese Rücklagen in das Stammkapital überführt und dem Handelsregister angezeigt hat, dass nunmehr das Mindestkapital für eine GmbH erreicht ist, darf sie als "GmbH" firmieren.

Besonders brisant ist die "Briefbogen-Haftung" mittlerweile wegen des zunehmenden E-Mail-Verkehrs und der Präsenz in Sozialen Medien geworden. Auch hat praktisch jedes Unternehmen eine Homepage und nimmt an den "Social Media"-Aktivitäten teil, wie z. B. Facebook oder XING. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben Sie auf Geschäftspapieren und im Impressum machen müssen, um auf der sicheren Seite zu sein und nicht abgemahnt oder in Haftung genommen zu werden.

Die 5 häufigsten Fallen

Fehlende Angaben bei elektronischen Medien

Da die elektronischen Medien quasi den gesamten Briefverkehr übernommen haben, müssen auch auf E-Mails und Internetseiten dieselben Angaben gemacht werden, wie sie auf "normalen" Geschäftspapieren nötig sind. Falls nicht, droht Haftung wegen Erweckens eines falschen Rechtsscheins.

Ob dies auch bei SMS erforderlich ist, ist strittig. Die meisten setzen eine SMS eher mit einem Telefongespräch gleich als mit einer schriftlichen Mitteilung. Im Zweifel ist es aber besser, auch hier die notwendigen Angaben zu machen – oder die Nachricht gleich per Mail zu schreiben.

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