Forderungsmanagement mit Excel

Zusammenfassung

Überblick

Die Zahlungsmoral von Kunden lässt oft zu wünschen übrig. In hartnäckigen Fällen sind mehrere Mahnungen notwendig, damit Sie als Gläubiger zu Ihrem Geld kommen. Zum Teil führen aber selbst alle Mahnstufen nicht zum gewünschten Geldeingang. Es bleibt Ihnen dann nur die Möglichkeit, einen Mahnbescheid zu erwirken. Mit der Musterlösung, die wir Ihnen begleitend zu diesem Beitrag zur Verfügung stellen, können Sie Offene-Posten-Listen verwalten und ein Mahnverfahren mit 3 Mahnstufen umsetzen. Die Excel-Musterlösung ^[1] hilft Ihnen, säumige Zahler zukünftig besser in den Griff zu bekommen.

[1]

s. Arbeitshilfe "Forderungsmanagement"

1 Die Mahnung

Eine Mahnung ist eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung (z.B. Zahlung, Lieferung, Dienstleistung) zu erbringen. Die Mahnung ist rechtlich notwendig, damit der Schuldner nach § 286 Abs. 1 BGB in Verzug kommt: "Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.", lautet der Gesetzestext.

1.1 Inhalte einer Mahnung

Um Zahlungen, die dem Unternehmen zustehen, möglichst termingerecht einzubringen, sollte die Mahnung folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer und ggf. Lieferscheinnummer
• Datum der Fälligkeit

Hinweis

Musterlösung

In der Musterlösung Forderungsmanagement steht auch ein Mahnformular zur Verfügung. Die Mahntexte können Sie dort individuell formulieren.

1.2 Formen einer Mahnung

Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die schriftliche Mahnung. Gesetzlich notwendig ist nur eine einzige Mahnung. In der Praxis sind jedoch 3 Mahnstufen üblich:

• Erste Mahnung: Bei der ersten Mahnung handelt es sich in der Regel um eine höfliche Zahlungserinnerung. Auf eine Fristsetzung wird üblicherweise ebenso wie auf die Androhung von Konsequenzen verzichtet. Der Gläubiger bringt dennoch eindeutig zum Ausdruck, dass er die geschuldete Leistung verlangt.
• Zweite Mahnung: Ist innerhalb von rund 2 Wochen nach der ersten Mahnung kein Geldeingang zu verzeichnen, empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Sie wird inhaltlich zwar häufig auch noch als Zahlungserinnerung formuliert, jedoch wird der Schuldner aufgefordert, seiner Leistungspflicht innerhalb einer bestimmten Frist nachzukommen.
• Dritte Mahnung: Ist nach weiteren rund 14 Tagen keine Zahlung eingegangen, sollte die dritte und letzte Mahnung erfolgen. Darin wird eine letzte Frist zur Zahlung gesetzt und mit gerichtlicher Verfolgung der Eintreibung der Forderungen gedroht.

Praxis-Tipp

Überweisungsträger

Fügen Sie der Rechnung weitgehend ausgefüllte Überweisungsträger bei. Damit vereinfachen Sie dem Kunden die Zahlung. Kontrollieren Sie zusätzlich regelmäßig die Fristen bei Rechnungen und Mahnungen.

Um sicherzugehen, dass der Kunde die Mahnungen erhält, empfiehlt es sich, diese per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Bei drohender Insolvenz eines Kunden sollten Sie auf ein langwieriges Mahnverfahren verzichten. Stattdessen sollten Sie sich umgehend um einen vollstreckbaren Titel bemühen.

2 Aufbau der Musterlösung

Mit der Musterlösung haben Sie stets einen Überblick über Ihre säumigen Kunden und ggf. alle Mahnstufen. Auch können Sie mit dieser Arbeitsmappe Zahlungserinnerungen erstellen.

2.1 Die Startseite

Die Musterlösung arbeitet mit folgenden Tabellenarbeitsblättern, die Sie bequem über die Schaltflächen der Startseite auswählen können (s. Abb. 1):

• Startseite
• Mahntexte
• Mahnung
• Offene Posten
• Auflistung der einmal angemahnten Rechnungen
• Auflistung der zweimal angemahnten Rechnungen
• Auflistung der dreimal angemahnten Rechnungen
• Kundenstammdaten
• Nebenrechnungen

Abb. 1: Die Startseite der Musterlösung

Praxis-Tipp

Nebenrechnungen

Die Tabelle Nebenrechnungen bietet Platz für Nebenrechnungen jeglicher Art.

2.2 Die Stammdaten

Auf der Seite Stammdaten definieren Sie die Fristen, nach denen die Kunden angemahnt werden sollen (s. Abb. 2). Ausgangspunkt der Betrachtungen ist das Rechnungsdatum.

Um die erste Fälligkeit nach 14 Tagen anzuzeigen, geben Sie in das Feld neben Erste Mahnung nach die Zahl 14 ein. Möchten Sie die zweite Mahnung bei fehlendem Geldeingang nach weiteren 14 Tagen verschicken, tragen Sie in das Feld Zweite Mahnung nach die Zahl 28 ein. Die Fristen nach der Sie die dritte Mahnung bzw. den Mahnbescheid verschicken wollen, tragen Sie ebenfalls im entsprechenden Feld ein.

Abb. 2: Die Tabelle Stammdaten

2.3 Die Mahntexte

Die Mahntexte und Bezeichnungen für die Mahnungen legen Sie in der Tabelle Mahntexte der Musterlösung an (s. Abb. 3).

Sie können dort nicht nur die Texte selbst individuell festlegen, sondern auch die Bezeichnung, die die Mahnung erhalten soll.

Um die erste Mahnung zum Beispiel Zahlungserinnerung zu nennen, überschreiben Sie lediglich den Text 1. Mahnung.

Abb. 3: Die Tabelle mit den Mahntexten der Musterlösung

3 Offene Posten verwalten

Um säumige Kunden erfolgreich zur Zahlung von Rechnungen zu bewegen, ist eine effektive Verfahrensweise notwendig. Sammeln Sie zunächst alle nicht bezahlten Rechnungen in der Liste Offene Posten (s. Abb. 4).

Praxis-Tipp

Telefonische Mahnung

Wenn...