Forderungsmanagement: Der richtige Umgang mit Vertragspa ... / 1.1.1 Checkliste vor/bei Vertragsabschluss

Vor dem Vertragsabschluss müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Bei natürlichen Personen: Es ist zu klären, wer Vertragspartner ist, ein Ehepartner oder beide, Vornamen, Adresse; bei Minderjährigen sind die Zustimmung und die Daten der Eltern erforderlich
• Bei Kaufleuten: Einzelkaufmann oder GmbH, OHG, KG, AG sollten Vertragsverhandlungen nur mit dem gesetzlichen Vertreter /Inhaber/Geschäftsführer geführt werden
• Bei juristischen Personen: Hier muss man die genaue Firmierung feststellen, einen Handelsregisterauszug anfordern, gesetzliche Vertretungsmacht, Prokura, Handlungsvollmacht prüfen
• Besonderheiten bei Eigentümergemeinschaften: z. B. Verwaltervollmacht anfordern
• Detailliertes Angebot mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen abgeben, Schriftlichkeit/Textform beachten, bei Verhandlungen und Telefongesprächen schriftliche Vermerke fertigen, bei wichtigen Gesprächen Zeugen mitnehmen (Mitarbeiter), auf Einbeziehung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinweisen
• Bonitätsprüfung des Auftraggebers/Fragebogen vorbereiteten mit Bitte um Schufa-Auskunft, Angabe von Kontoverbindungen etc.
• Vertrag erst nach positiver Bonitätsprüfung fertigen mit festen Zahlungsfristen und Vereinbarung einer Vorschussleistung oder Abschlagszahlungen^[1] und abschließender Schlusszahlung nach Lieferung/Werkerstellung.
• Schriftlichen Auftrag bzw. gegengezeichneten Vertrag und ggf. vereinbarte Vorschusszahlung vor Auftragsbeginn abwarten. Zu prüfen ist, ob der Auftraggeber Änderungen im übersandten Vertrag vorgenommen hat. Gegebenenfalls muss der Auftragnehmer unverzüglich widersprechen.

[1] OLG Bremen, Urteil v. 16.1.2014, 3 U 44/13: Leistet der zu Abschlagszahlungen verpflichtete Besteller versehentlich eine Abschlagszahlung doppelt, so ist diese Überzahlung aufgrund der vertraglichen Beziehung der Parteien und des vorläufigen Charakters von Abschlagszahlungen im Rahmen der Schlussrechnung auszugleichen. Bereicherungsrechtliche Vorschriften sind auch bei versehentlichen Doppelleistungen von Abschlagszahlungen nicht anwendbar.