Forderungscontrolling: Das Risiko von Zahlungsausfällen ... / 3.1 Zahlungskonditionen

Die Zahlungskonditionen gehören für die meisten Einkäufer zum Gesamtpaket eines Lieferanten. Skonto wird als Rabatt einkalkuliert, die Zahlungstermine soweit möglich ausgenutzt. Daher spielen sie bei der letztlichen Entscheidung für oder gegen ein Angebot eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund muss sich jedes Unternehmen intensiv mit seinen Konditionen auseinandersetzen und diese bewusst gestalten.

Verschlechtern sich die Kennzahlen zu den Forderungen, können veränderte Zahlungskonditionen die Kunden dazu bewegen, ihre Rechnungen frühzeitig und in entsprechender Höhe zu begleichen. Generell müssen zwei Formen der Zahlungskonditionen unterschieden werden: die allgemeinen und die individuellen Konditionen.

Praxis-Tipp

Individuelle Zahlungsbedingungen vereinbaren

Es gibt gesetzliche Regelungen der Fälligkeit von Rechnungsbeträgen, die bei fehlenden Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer gültig sind. Es ist jedoch immer besser, wenn Sie mit Ihren Kunden eigene allgemeine oder individuelle Bedingungen vereinbaren. Zum einen können Sie damit die Konditionen zu Ihren Gunsten verändern. Zum anderen machen Sie den Schuldner klar darauf aufmerksam, wann Sie die Zahlung erwarten.

Allgemeine Zahlungskonditionen

Die allgemeinen Zahlungskonditionen (Skontoprozente, Skontotage, Nettotage) werden meist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festgelegt und gelten grundsätzlich für alle Kunden. Diese Konditionen werden bestimmt durch die für die Branche üblichen Vereinbarungen. Zunächst ist also zu prüfen, ob die Zahlungskonditionen den branchenüblichen entsprechen oder ob sie vielleicht besser sind. Ist das der Fall, kann durch eine Anpassung erreicht werden, dass die Kunden früher und mit weniger Skonto zahlen.

Sind die allgemeinen Konditionen denen der Branche entsprechend, kann der Vertrieb prüfen, ob sie zu Gunsten des Unternehmens verändert werden können. Was geschieht, wenn nicht mehr drei, sondern nur noch zwei Prozent Skonto gewährt werden? Wie reagieren die Kunden, wenn plötzlich eine Anzahlung verlangt wird? Da die allgemeinen Konditionen für wichtige Kunden i. d. R. individuell angepasst werden, sollte die Auswirkung auf das Geschäft mit den normalen Kunden nicht sehr groß sein.

Praxis-Tipp

AGB flexibel gestalten

Behalten Sie sich in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor, die Zahlungskonditionen für individuelle Kunden in Einzelvereinbarungen zu bestimmen. Nur so sind Sie in der Lage, rechtlich gültige individuelle Regelungen zu treffen.

Individuelle Zahlungskonditionen

Individuelle Zahlungskonditionen haben zwei Ursachen. Zum einen kann der Kunden für das Unternehmen sehr interessant sein, sodass bei den Verhandlungen die Zahlungskonditionen eingeflossen sind. Hier sind die Bedingungen für den Kunden meist besser als für den Durchschnitt. Zum anderen kann der Kunde mit schlechteren Konditionen wie z. B. der Vorkasse bestraft werden.

Im letzteren Fall handelt es sich bereits um eine Maßnahme, mit der die Forderungssituation des Unternehmens verbessert wird. In jedem Unternehmen gibt es Kunden, die immer sehr spät bezahlen. Gleichgültig welche Gründe dafür vorliegen, für den Gläubiger ist immer ein Risiko vorhanden. Um auch mit solchen Kunden Geschäfte machen zu können, werden i. d. R. Zahlungskonditionen wie Vorauskasse oder Nachnahme vereinbart. Dadurch sinkt die Forderungshöhe und das Risiko eines Forderungsausfalls verringert sich gegen null.

Praxis-Tipp

Erhöhtes Risiko bei Nachnahmesendungen

Die Belieferung mit einer Nachnahmesendung beinhaltet für den Absender, also für Ihr Unternehmen, ein gewisses Risiko. Kann der Sendungsempfänger den geforderten Betrag am Tag der Lieferung nicht bezahlen, geht die Ware an sie zurück. Sie müssen jedoch die nicht unerheblichen Versand- und Nachnahmegebühren tragen. Mit der steigenden Bedeutung digitaler Geschäftsmodelle steigt auch die Anzahl der Verkäufe im Internetshop, die gegen Nachnahme verkauft werden. Damit steigt auch das Risiko, dass eine Nachnahme nicht angenommen wird.

Das Lastschriftverfahren

Ist das wiederholte säumige Verhalten Ihres Kunden nicht auf eine schlechte wirtschaftliche Lage oder fehlendes Wollen zurückzuführen, sondern eher auf fehlende Organisation, kann die Lastschrift als zusätzliche Zahlungskondition angeboten werden. Das liefernde Unternehmen zieht dabei per Lastschrifteinzugsverfahren den fälligen Betrag vom Konto des Kunden ein. Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Das Verfahren muss ausdrücklich und schriftlich mit dem Kunden vereinbart sein.
• Es muss ein SEPA-Mandat vorliegen, in dem der Kunde der Lastschrift zustimmt und in dem alle wichtigen Informationen (IBAN, BIC, Mandatsreferenz) enthalten sind.
• Es muss klar sein, wann die Lastschrift ausgeführt wird: am Tag der Fakturierung, am Ende der Skontofrist, am Fälligkeitstag?
• Der Kunde muss für die Deckung des Kontos sorgen. Nicht erfüllte Lastschriften verursachen erhebliche Kosten.
• Das Unternehmen muss die Lastschrift von sich aus bei der Bank einreichen. Das ist ein zusätzlicher ...