Die Vorlage (Template) wird zentral definiert und bei Änderung der Prozesse aktualisiert. Sie beinhaltet den abgestimmten Ablaufplan mit sämtlichen Aufgaben, die im Rahmen eines Abschlusses auszuführen sind. Die Vorlage lässt sich mittels Unterverzeichnissen über mehrere Ebenen hinweg strukturieren (vgl. Abb. 2). Zwischen den einzelnen Aufgaben werden Abhängigkeiten definiert, damit die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden. Die Vorlage wird konkreten Organisationseinheiten (Kostenrechnungskreis, Buchungskreis) in SAP zugeordnet. Für unterschiedliche Organisationseinheiten können eigene Vorlagen definiert werden, falls die Prozesse nicht einheitlich sind (Produktionsgesellschaften und Vertriebsgesellschaften).
Eine Vorlage dient der Erzeugung einzelner Aufgabenpläne und wird selbst nicht ausgeführt. Die Berechtigung zur Erstellung und Pflege von Vorlagen sollte nur eine zentrale Stelle (zentrales Controlling) erhalten.
Abb. 2: Vorlage
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