Fahrzeugcontrolling als Grundlage für die steuerliche Optimierung von Geschäftswagen

Einführung

Auf der Suche nach neuen Geldquellen findet der Staat immer wieder die Dienst- und Geschäftsfahrzeuge der gewerblichen Steuerzahler. In vielen Unternehmen ist vor allem die Trennung zwischen der geschäftlichen und privaten Nutzung durch den Unternehmer selbst oder durch leitende Angestellte ein Streitpunkt. Kann der Wagen als Geschäftswagen behandelt werden? Ist es sinnvoll, den Wagen als Geschäftswagen zu behandeln? Welche Kosten können steuerlich wirksam in den Unternehmensbereich verlagert werden, wenn der Wagen laut Definition ein Privatwagen ist? Grundlage für die Antworten auf diese Fragen bietet das Fahrzeugcontrolling, das Sie mit wenig Aufwand und der Hilfe der hier beschriebenen Excel-Tabellen aufbauen können.

Anhand einer Musterlösungsdatei können Sie die nachfolgend beschriebenen Arbeitsschritte nachstellen ^[1].

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s. Arbeitshilfe "Fahrzeugcontrolling"

1 Fahrzeugkosten nicht einfach hinnehmen

Kraftfahrzeuge sind ein gutes Beispiel für Kostenverursacher mit unterschiedlichsten Arten von Kosten. Manche Kostenarten werden von der Zeit bestimmt, andere von der Leistung des Aggregats. Viele der Kosten können auch vom Fahrer selbst beeinflusst werden. Immer aber sind sie erheblicher, als gemeinhin vom Fahrer und anderen Verantwortlichen angenommen. Alle diese Gründe sprechen dafür, ein besonderes Auge auf die Fahrzeugkosten zu haben.

Welche Kosten durch ein Fahrzeug entstehen, wird schnell deutlich, wenn die Kilometerleistung pro Jahr mit einem Durchschnittssatz von 0,48 EUR, der alle Kosten einschließt, multipliziert wird. Bei einer durchschnittlichen Leistung von 30.000 Kilometer pro Jahr ergeben sich ca. 14.400 EUR Kosten für das Fahrzeug. Für viele kleine Unternehmen, für Einzelhändler und Selbstständige ist das bereits eine erhebliche Summe. Eine detaillierte Betrachtungsweise ist daher gerechtfertigt. Die Kosten pro Kilometer für Ihr Fahrzeug finden Sie auf der Website des ADAC, allerdings für Laufleistungen von 15.000 km/Jahr.

Fahrzeugkosten können in wesentlichen Bestandteilen vom Fahrer beeinflusst werden. Bereits bei der Auswahl des Fahrzeugtyps wird die Grundlage für viele Kostenarten gelegt, der Fahrstil selbst hat Einfluss auf den Verbrauch von Treibstoffen und auf die Höhe der Reparaturkosten. Diese Abhängigkeit vom Fahrer und die Auswirkungen unterschiedlicher Fahrweisen auf die Kostenhöhe kann durch ein einfaches Fahrzeugcontrolling nachgewiesen und kontrolliert werden.

Ein Fahrzeug, das zumindest teilweise geschäftlich genutzt wird, erhöht die bei der Gewinnermittlung anzusetzenden Kosten. Dies beim Finanzamt durchzusetzen, gelingt nur, wenn die immer weiter verschärften Vorschriften für die Geschäftswagen detailliert erfüllt werden. Durch Fahrtenbücher wird der private vom geschäftlichen Nutzen getrennt. Ein Fahrzeugcontrolling gibt die Möglichkeit, die steuerliche Behandlung des Geschäftswagens zu optimieren.

Reparaturkosten, Benzin- und Dieselverbrauch oder der Verbrauch von Hilfsstoffen wie Öl schwanken nicht nur in Abhängigkeit vom Fahrer. Auch der allgemeine Zustand des Fahrzeugs, bedingt durch Alter und bisherige Leistung, führt zu Veränderungen der Kostenstruktur. Werden diese frühzeitig erkannt, kann durch geeignete Maßnahmen, wie z. B. eine Neueinstellung der Motorsteuerung, eine Verringerung der Kosten und eine Verlängerung der Laufleistung des Fahrzeugs erreicht werden. Die dafür notwendigen Informationen liefert die Kostenüberwachung für Fahrzeuge.

Hinweis

Fahrzeugcontrolling ermittelt Kosten emotionslos

Vor allem die Fahrzeuge des Unternehmers oder des Selbstständigen sind häufig mit emotionalem Hintergrund zu betrachten. Sie sind dann nicht nur nach rationalen Gesichtspunkten ausgewählt, sondern spiegeln die Vorlieben der Fahrer wider. Das ist auch gut so, da die Leistungsbereitschaft dieser für das Unternehmen wichtigen Personen auch durch emotionale Anreize gesteigert wird. Das Fahrzeugcontrolling bietet den Gegenpol dazu. Es wird sichergestellt, dass die Kosten emotionslos ermittelt werden. Ausreißer werden erkannt und Grenzüberschreitungen festgestellt, z. B. wenn die Leistungsfähigkeit des Unternehmens die Kosten des Fahrzeugs nicht rechtfertigt.

2 Unterschiedlichste Kosten werden gebändigt

Die Kostenart "Fahrzeugkosten", wie sie in vielen Gewinn- und Verlustrechnungen vorgefunden wird, lässt sich schnell und sinnvoll in verschiedene Unterarten gliedern. Nur so wird klar, wovon die absolute Höhe der Gesamtfahrzeugkosten abhängt und wie sie beeinflusst werden kann. Grundsätzlich fallen bezüglich der Leistung des Fahrzeugs fixe und variable Kosten an.

2.1 Fixe Kosten einfach berechnen

Für jedes Fahrzeug gibt es die gleichen Kostenarten, die unabhängig von der Leistung, also den gefahrenen Kilometern, feststehen. In der Regel sind diese Kosten von der Zeit abhängig, belaufen sich also auf ein Jahr oder die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs.

Kfz-Steuern

Neben den indirekten Steuern auf Treibstoffe und der Umsatzsteuer fällt für jedes Fahrzeug, das für die öffentlichen Straßen zugelassen wird, die Kfz-Steuer an. Im Gegensatz zu der Umsatzsteuer handelt es sich hier um eine Kostenposition, da sie n...