Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation / 4.2 Anforderungen an die Archivierung

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind nachstehende Anforderungen zu gewährleisten:

• Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
• Bei Umwandlung (Konvertierung) in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren und zu verknüpfen.
• Werden die Daten verschlüsselt gespeichert (Kryptografietechnik) muss die Entschlüsselung möglich sein.
• Zu jeder Datei muss eine Änderungshistorie erstellt werden, in welcher Vorversionen geänderter Dateien abgespeichert sind.

Rechnungen und sonstige digitale Belege müssen dann

• jederzeit verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar gemacht werden können und
• maschinell ausgewertet werden können.

Dieses muss auch bei Migration, Hardware- oder Softwarewechsel sichergestellt sein.