IT-Beschaffung und Lieferantenauswahl

Kurzbeschreibung

Anhand dieses Fragenkatalogs finden Sie die richtige Beschaffungsquelle für den IT-Einkauf.

Vorbemerkung

Die Beschaffung von IT-Systemen, IT-Geräten und Programmen sollte gut durchdacht sein. In der geschäftlichen Nutzung der Informationsverarbeitung kommt es immer wieder dazu, dass selbst Drucker, Bildschirme oder die Office-Software eine sensible Stellung einnehmen.

Um festzustellen, welche Beschaffungsquelle Sie für das jeweilige IT-System optimal nutzen können, sollten Sie die 10 Fragen der Checkliste "IT-Beschaffung" beantworten.

Je mehr Antworten im rechten Bereich liegen, desto eher sollten Sie sich einen Lieferanten suchen, der Qualität garantiert und Beratung und Service bietet. IT-Systeme, für deren Fragen Ihre Antworten im linken Bereich liegen, können Sie beim preiswertesten Anbieter beschaffen.

Selbst wenn der Typ des Anbieters durch Beantwortung der Fragen in der Checkliste festgelegt wird, gibt es innerhalb der Anbieterklasse noch unterschiedliche Möglichkeiten. Bei preisgetriebenen Käufen spielen weitergehende Beurteilungsmerkmale keine große Rolle. Bei den komplexen und teuren Ausgaben macht es sehr wohl Sinn, sich über die in der Checkliste "Lieferantenauswahl" genannten Fragen Gedanken zu machen.

Was Sie sonst noch beim IT-Einkauf beachten müssen und wie Sie vermeiden, dass defekte Geräte den Geschäftsalltag stören, lesen Sie in unserem Praxisbeitrag Richtig einkaufen: IT-Beschaffung per Internet oder beim Fachhändler.

IT-Beschaffung und Lieferantenauswahl (Checklisten)

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Checkliste "IT-Beschaffung" Frage	Antwort
1 Wie gut sind Ihre praktischen IT-Kenntnisse oder die Ihrer Mitarbeiter?	Gut	Mittelmäßig	Schlecht
2 Wie komplex ist die Aufgabe, für die das IT-System gesucht wird?	Wenig komplex	Komplex	Sehr komplex
3 Können Standardbausteine (Hardware und Software) verwendet werden?	Ja	Nein
4 Muss die Software angepasst oder aufwändig eingerichtet werden?	Nein	Ja
5 Sind Netzwerke betroffen (als Lösung oder als Bestandteil)?	Nein	Ja
6 Wenn das System ausfällt entstehen Kosten in welcher Höhe?	Keine Kosten	Geringe Kosten	Hohe Kosten
7 Wie schnell kann das System im Fall einer Störung ersetzt werden?	Problemlos	Möglich	Nicht möglich
8 Wie hoch ist der Schulungs- bzw. Einweisungsbedarf?	Gering	Mittelmäßig	Hoch
9 Wie schnell benötigen Sie das IT-System, das Gerät oder die Software?	Nicht zeitkritisch	Möglichst schnell
10 Können Sie im Gewährleistungsfall auch längere Zeit auf das System verzichten?	Ja	Nein

Checkliste "Lieferantenauswahl" Frage	Antwort	Bemerkung
Haben Sie bereits Erfahrung mit dem Anbieter gemacht?		Nutzen Sie diese Erfahrungen für die Entscheidung.
Gibt es zuverlässige Referenzkunden des Anbieters?		Nutzen Sie deren Erfahrung für die Entscheidung.
Wie lange gibt es den Anbieter schon?		Je länger ein Anbieter am Markt, desto wahrscheinlicher ist sein Überleben.
Wie viel Mitarbeiter hat der Anbieter?		Je mehr Ansprechpartner Sie haben, desto sicherer.
Hat der Anbieter ein weites Angebot an IT-Lösungen?		Je mehr der Lieferant anbieten kann, desto eher kann er wieder genutzt werden.
Hat der Anbieter das notwendige Know-how und die Kapazitäten (personell, finanziell) für die Beratung und späteren Service?		Wenn Sie Beratung und Service benötigen, muss der Lieferant dies bieten.
Hat der Anbieter eine befriedigende Lösung für den Fall der Gewährleistung?		Je besser diese Lösung, desto sicherer können Sie sein.