Die Aufzeichnungen über die Differenzbesteuerung sind getrennt von den übrigen Aufzeichnungen zu führen. Es reicht aus, wenn sich die aufzeichnungspflichtigen Angaben aus der Buchführung ergeben, indem z. B. entsprechende Konten eingerichtet werden. Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen nicht für alle Sachverhalte besondere Konten für die Differenzbesteuerung vor. D. h., der Unternehmer muss in seiner Buchführung die Konten einrichten, die es ihm ermöglichen, seine Aufzeichnungspflichten zu erfüllen.[1]
Wareneinkauf: Der Unternehmer muss den Wareneinkauf, bei dem er die Differenzbesteuerung anwenden will, auf getrennte Wareneingangskonten buchen. Das Konto Wareneingang 3200 (SKR 03) bzw. 5200 (SKR 04) sollte nicht für die Differenzbesteuerung verwenden. Ansonsten stehen alle Konten zwischen 3201 bis 3299 (SKR 03) bzw. 5201 bis 5299 (SKR 04) zur Verfügung.
Verkauf: Hier sollten ebenfalls getrennte Konten verwendet werden, weil sich ansonsten die Differenzbesteuerung nicht nachvollziehen lässt. Als Erlöskonten sollten zumindest 4 verschiedene Konten eingerichtet werden und zwar
- für die Einzeldifferenz ohne Umsatzsteuer,
- für die Einzeldifferenz mit Umsatzsteuer,
- für die Gesamtdifferenz ohne Umsatzsteuer,
- für die Gesamtdifferenz mit Umsatzsteuer.
Zusätzlich können für den Verkauf von Kunstgegenständen, Sammlungsstücken und Antiquitäten 2 weitere Konten eingerichtet werden, und zwar ein Konto für umsatzsteuerfreie und ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Umsätze.
Vorschläge zur Verwendung von Konten bei der Differenzbesteuerung:
| Kontenbezeichnung (Beschriftungsvorschlag) | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|
| Wareneingang, Einzeldifferenz | 3220 | 5220 |
| Wareneingang, Gesamtdifferenz | 3225 | 5225 |
| Wareneingang, Einzeldifferenz Antiquitäten | 3230 | 5230 |
| Wareneingang, Einzeldifferenz Kunstgegenstände, Antiquitäten | 3235 | 5235 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Einzeldifferenz ohne USt | 8193 | 4138 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Gesamtdifferenz ohne USt | 8225 | 4225 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Kunstgegenstände, Antiquitäten ohne USt | 8230 | 4230 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Einzeldifferenz 19 % USt | 8191 | 4136 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Gesamtdifferenz 19 % USt | 8245 | 4245 |
| Erlöse Differenzbesteuerung, Kunstgegenstände, Antiquitäten 19 % USt | 8250 | 4250 |
Bei der Differenzbesteuerung dürfen keine Konten mit 7 %iger Umsatzsteuer verwendet werden, weil bei der Differenzbesteuerung gemäß § 25a Abs. 5 Satz 1 UStG ausschließlich der Regelsteuersatz von 19 % angewendet werden muss.
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