Datenschutz: Diese Regeln sollten im Unternehmen eingeha ... / 8 Datenschutz beim Outsourcing

Unter "Outsourcing" wird das Verlagern von Prozessen oder Tätigkeiten an Stellen außerhalb des Unternehmens verstanden. Werden Daten dazu an Dritte herausgegeben, so sollte schon bei der Auswahl der Partner auf einen ausreichenden Datenschutz geachtet werden. Zudem sollte schriftlich geregelt sein, wie mit den übergebenen Daten verfahren wird. Hierzu zählen beispielsweise auch Geheimhaltungsverpflichtungen, ggf. mit vereinbarter Vertragsstrafe.

Problematisch werden die Punkte, die oftmals "vergessen" werden, wie beispielsweise wo lagern die Daten, nutzt der Vertragspartner eventuell selbst wiederum Dienstleister, hält der Vertragspartner die Vorschriften des BDSG ein etc.

Praxis-Tipp

Datenschutz vereinbaren

In Bezug auf den Umgang mit personenbezogenen Daten sollte mit dem externen Dienstleister vereinbart werden, dass die Daten gemäß den aktuellen Datenschutzvorschriften behandelt werden.

Praxis-Tipp

Genau informieren

Vor Vertragsschluss sollte man sich informieren, wo und wie die Daten verarbeitet und gespeichert werden. Am besten nutzt man Anbieter, die die Daten in Ländern speichern, die der DSGVO vergleichbare Datenschutzregeln haben. Dies sind zum Beispiel alle Mitgliedsländer der EU. In große Rechenzentren ausgelagerte Server sind oftmals sicherer als Rechner, die irgendwo in einem Büro ungeschützt stehen.

Dies sollte bei Apps und Co. Beachtet werden:

Smartphones und Tablett-PCs, die Android oder Applebetriebssysteme nutzen, arbeiten mit Apps. Diese Software läuft zwar auf dem jeweiligen Gerät, nutzt und übermittelt aber häufig Daten an Dritte, wie die Anbieter der Apps. Dabei werden beispielsweise Zugangsdaten oder der aktuelle Standort weitergegeben. Beim Speichern von Dateien, wie Kontaktdaten oder Fotos werden diese immer öfter nicht auf dem Endgerät selber, sondern in der Datencloud des jeweiligen Anbieters gespeichert. Das gilt zunehmend auch für Office Software.

Daher sollten private und geschäftliche Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten erfolgen oder zumindest Sicherheitssoftware genutzt werden, wie Firewall- und Antivirussoftware für mobile Endgeräte sowie Verschlüsselungs- und Zugriffsschutz. Empfehlenswert ist auch Software, mit der sich abhandengekommene Endgeräte aufspüren oder aus der Ferne löschen lassen.