Die Verbuchung der Personalkosten ist wenig umfangreich, wenn es nur um die Buchhaltung geht. In der Praxis vervielfacht sich der Aufwand jedoch, weil die Buchhaltung eine Servicefunktion für die Kostenrechnung wahrnimmt, indem sie Buchungen kostenstellengenau erledigt. Darum muss jede Buchung mit Personalkosten für jede Kostenstelle erfolgen, die Gesamtsumme muss aufgeteilt werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, werden die Informationen aus dem Personalwesen über die Schnittstelle übernommen.
- Es werden alle Kostenarten (Bruttolohn mit verschiedenen Lohnarten, Nettolohn, Steuern, Sozialversicherung, geldwerte Vorteile …) übergeben.
- Aus dem Personalwesen wird die Kostenart und die Kostenstelle vorgegeben.
- Die Buchhaltung spart dabei Erfassungsaufwand.
- Diese Schnittstelle wird in der Regel im Stapel verarbeitet. Die Daten fallen nicht kontinuierlich, sondern monatlich an.
- Da für das Personalwesen oft eine Software genutzt wird, die nicht zur sonst genutzten Anwendung gehört, wird die Schnittstelle meist individuell programmiert. Es gibt immer mehr Softwareangebote, die vorbereitete Schnittstellen zu wichtigen Buchhaltungssystemen enthalten.
- Die Schnittstelle wird nur einmal pro Monat abgearbeitet, verarbeitet dann allerdings große Mengen. Das kann zu Kapazitätsproblemen führen.
- Es ist eine besondere Sicherung dieser Schnittstelle notwendig, um die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten vor Missbrauch zu schützen.
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