Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 2.2 Rechnungsprüfung: Buchhaltung, Einkauf und Logistik sind betroffen

Die Rechnungsprüfung ist eine Aufgabe, die mehrere Schnittstellen verlangt. Außerdem spielt die Einordnung des Vorgangs in unterschiedliche Verantwortungsbereiche eine Rolle. Liegt die Verantwortung bei der Buchhaltung, dann entstehen Schnittstellen zum Einkauf und zur Logistik. Wenn nicht, gibt es nur eine Schnittstelle der Buchhaltung zur Rechnungsprüfung. Dort werden die Ergebnisse der Rechnungsprüfung, also geprüfte Rechnungen, an die Buchhaltung übergeben. Außerdem zeigt sich hier, dass Schnittstellen nicht nur eine Angelegenheit der Buchhaltung sind. Für die Abwicklung der Warenannahme müssen Daten vom Einkauf an die Logistik übergeben werden. Die Schnittstellen zur Buchhaltung zeichnen sich durch besondere Detailtiefe und notwendige Genauigkeit aus.

• Die Schnittstelle zur Rechnungsprüfung beinhaltet sowohl Informationen aus dem Einkauf als auch Daten aus der Logistik.
• In der Rechnungsprüfung wird der Aufwand zur manuellen Bearbeitung der Rechnungen eingespart.
• Die Kreditorenbuchhaltung erspart die manuelle Verbuchung der Eingangsrechnungen. Diese ergibt sich automatisch aus den digitalen Daten der Rechnungsprüfung.
• In der Praxis gibt es immer wieder Probleme in der Nutzung dieser Schnittstelle, weil die Qualität der durch den Einkauf erfassten Bestellungen nicht ausreicht. Oft fehlen Nebenkosten oder Rabattvereinbarungen, hier sind dann Nachfragen notwendig. Das behindert den Ablauf.
• Eine zusätzliche Störung des digitalen Ablaufes stellt die notwendige Genehmigung der Rechnung durch die Besteller dar. Diese erfolgt meist auf der Papierrechnung, die dann dem digitalen Ablauf bei der Schnittstelle zugeordnet werden muss.

Praxis-Tipp

Dokumente digital managen

Die Rechnungsprüfung ist ein ideales Anwendungsgebiet für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Eingangsrechnung wird gescannt, digital gespeichert und über den Workflow zur Genehmigung und Prüfung an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt. Der digitale Versand geht schneller, die Buchhaltung behält die Kontrolle über die Dokumente, die Genehmigung der Rechnung kann auch digital erfolgen. Beste Voraussetzungen für eine über die eigentliche Schnittstellenfunktion hinausgehende Digitalisierung.