Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 1.2 Grundsätzliche Anforderungen

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.

• Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Das ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.
• Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
• Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
• Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.
• Die Mitarbeiter in den Unternehmensbereichen, die Daten über digitale Schnittstellen in die Buchhaltung schicken, werden für die notwendige Genauigkeit und Fehlerfreiheit sensibilisiert.
• Die IT steht zur Verfügung, wenn die Schnittstellen und deren Funktionalität von den Wirtschaftsprüfern geprüft wird. Dies kann im Rahmen des Jahresabschlusses notwendig sein. Die IT muss die Dokumentation aktuell halten, Tests ermöglichen und Erklärungen zum Ablauf abgeben.