Gem. § 255 HGB gehören zu den Anschaffungskosten alle Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand (z. B. EDV-Hardware) zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten. Eine Nebenleistung liegt nur vor, wenn sie nur ein Mittel ist, um die Hauptleistung unter optimalen Bedingungen in Anspruch nehmen zu können.[1] EDV-Hardware ist üblicherweise nach ihrer Einrichtung (ggf. am Arbeitsplatz) betriebsbereit.

Aufwendungen für eine zusätzliche Garantieerweiterung gehören nicht zu den Anschaffungskosten, weil sie sich nicht auf die Nutzung auswirken. Die EDV-Hardware ist nämlich ohne oder mit Garantieerweiterung in gleicher Weise uneingeschränkt nutzbar. Mit der Garantieerweiterung wird dem Erwerber ein Schutz verschafft, für den Fall, dass während der vereinbarten Garantiezeit ein Defekt auftritt. Die Garantieerweiterung beinhaltet also neben der Lieferung einen eigenen unabhängigen Zweck, nämlich den Gegenstand gegen Schäden zu versichern. Die Verschaffung von Versicherungsschutz ist somit keine unselbstständige Nebenleistung zur Lieferung. Sie ist vielmehr eine eigenständige Leistung, die nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG steuerfrei ist.[2] Nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG sind Leistungen, die darin bestehen, dass anderen Personen Versicherungsschutz verschafft wird, umsatzsteuerfrei.

Konsequenz: Ein Unternehmer, der Hardware erwirbt, kann die Kosten einer zusätzlichen Garantieerweiterung nicht zusammen mit den Anschaffungskosten der Hardware aktivieren. Bei den Kosten für eine zusätzliche Garantieerweiterung handelt es sich um einen vorausbezahlten Versicherungsbeitrag, der

  • bei einer Einnahmenüberschussrechnung im Jahr der Zahlung voll als Betriebsausgaben abziehbar ist und
  • im Fall der Bilanzierung aktiv abzugrenzen ist. Es ist ein "positiver Rechnungsabgrenzungsposten" zu bilden, das bedeutet, die Kosten sind auf die Laufzeit der Garantieerweiterung zu verteilen und wirken sich nur anteilig aus.
 
Praxis-Beispiel

So werden die Kosten für eine Garantieerweiterung gebucht

Ein Unternehmer hat einen Server für 5.000 EUR netto erworben. Er hat mit dem Veräußerer eine zusätzliche Garantieerweiterung auf 5 Jahre vereinbart, für die er 1.500 EUR zahlt. Der Server ist mit 5.000 EUR zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Der Betrag von 1.500 EUR ist aktiv abzugrenzen. Nach Ablauf der kostenlosen Garantiezeit, z. B. von 1 Jahr, sind die 1.500 EUR dann anschließend über 4 Jahre gewinnmindernd aufzulösen.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0490/0690 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung 5.000      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 950 1200/1800 Bank 5.950

Buchung des Rechnungsabgrenzungsposten:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0980/1900 Aktive Rechnungsabgrenzung 1.500 1200/1800 Bank 1.500

Auflösung des Rechnungsabgrenzungspostens zu ¼ im 2. Jahr:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4360/6400 Versicherungen 375 0980/1900 Aktive Rechnungsabgrenzung 375
[2] Vgl. BFH, Urteil v. 9.10.2002, V R 67/01 zum Garantieschutz bei Gebrauchtfahrzeugen.

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