Compliance für den Vertrieb: Merkblatt erläutert Lösungs ... / 3.3 Geschenke und Einladungen an Kunden

Geschenke und Einladungen können innerhalb der vom Unternehmen festgelegten Grundsätze ein legitimes Mittel für den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen sein (siehe oben Beziehungspflege), wenn folgende Kriterien beachtet werden: Wert und Anlass angemessen, keine Nähe zu Vertragsentscheidungen, keine Geldgeschenke, nicht an die Privatadresse, keine Anforderung oder Eigenanregung und nicht als Gegenleistung für eine geschäftliche Bevorzugung. Nähere Einzelheiten regeln der Verhaltenskodex des Unternehmens und/oder besondere Richtlinien für Geschenke und Einladungen (siehe hierzu auch die Merkblätter "Geschenke und Einladungen" und "Verhinderung von Korruption"). Folgende Gesichtspunkte verdienen für den Vertrieb besondere Beachtung:

Thema	Rechtliche Vorgaben – Problem- oder Fragestellung – Lösungsvorschlag
Amtsträger und gleichgestellte Personen	Problem: Bei Amtsträger oder gleichgestellten Personen, die mit der Wahrnehmung öffentliche Aufgaben betraut sind (siehe hierzu näher das Merkblatt "Verhinderung von Korruption"), kann schon allein die Zuwendung von Vorteilen im Zusammenhang mit der Dienstausübung als Vorteilsgewährung oder Vorteilsnahme strafbar sein, selbst wenn keine Absicht besteht, den Amtsträger zu einer Pflichtverletzung und unlauteren Bevorzugung zu veranlassen. Lösung: Vorsichtshalber immer die Compliance-Regeln des Amtsträgers für die Annahme von Geschenken und Einladungen beachten.
Compliance-Regeln	Problem: Wer Geschäftspartner oder Zielkunden einlädt oder Geschenke macht, muss heute damit rechnen, dass deren Compliance-Regeln die Annahme von geschäftlichen Einladungen oder Geschenken in besonderem Maße beschränkt. Lösungsvorschlag: Ein guter Vertriebsmitarbeiter sollte die Compliance-Regeln seiner Ansprechpartner kennen. Viele Unternehmen haben ihren Verhaltenskodex im Internet veröffentlicht. Mit der Nachfrage nach Geschenk- und Einladungsregeln fällt Ihnen heute kein Stein mehr aus der Krone.
Einladungen und Dienstherrengenehmigung	Problem: Bei größeren Einladungen unter Einbeziehung von Amtsträgern ist es nicht immer leicht darauf zu achten, ob im Einzelfall die Regeln des Dienstherren beachtet worden sind. Lösungsvorschlag: Hier kann ausnahmsweise der Hinweis helfen, man gehe davon aus, dass der Eingeladene bei Annahme der Einladung seine Compliance-Regeln beachte und gegebenenfalls eine Dienstherrengenehmigung einholen werde. Das ist aber kein Allheilmittel auf Dauer. Bei Dauerkontakten sollte man wissen, ob eine Dienstherrengenehmigung erforderlich ist und wenn ja, sich diese vorlegen lassen.
Firmenrabatte oder Vorzugspreise	Problem: Privat nutzbare Rabatte und Vorzugskonditionen können zur Umgehung der Geschenkregeln dienen. Lösungsvorschlag: Keine Sonderkonditionen für Vertriebsmitarbeiter zulassen. Firmenrabatte oder Vorzugspreise nur zulassen, wenn diese tatsächlich allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Steuerpflicht und Pauschalversteuerung	Problem: Geschäftlich veranlasste Geschenke, die über kleine Aufmerksamkeiten hinausgehen (Streuwerbeartikel) und persönliche Vorteile bei Einladungen (Unterhaltung, Verköstigung), können beim Empfänger oder dessen Unternehmen steuer- und/oder sozialversicherungspflichtig sein. Das Unternehmen des Empfängers muss sie deshalb melden lassen und aufzeichnen. Lösungsvorschlag: Wer das seinem Geschäftspartner ersparen und verhindern will, dass aus Zuwendungen Zumutungen werden, sollte sich deshalb über die aktuellen Wertgrenzen informieren und Geschenke und Einladungen für den Empfänger pauschalversteuern. Diese Möglichkeit besteht bis zum Gegenwert von 10.000 EUR je Empfänger und setzt sich im Markt mittlerweile als Standard durch.
Transparenz, Genehmigung und Überwachung	Problem: Überlegungen, wie man Missbrauchsmöglichkeiten im Umgang mit Geschenken begegnen kann, gehen häufig zunächst in die Richtung von Verboten sowie Melde- und Genehmigungserfordernisse. Das ist auf den ersten Blick auch durchaus sinnvoll, funktioniert aber nur, wenn die Meldeverfahren so praktikabel ausgestaltet sind, dass sie in der Praxis wahrgenommen und Genehmigungen in einer Weise erteilt werden, die sowohl für den Vertriebsmitarbeiter als auch unter Compliance-Gesichtspunkten nachvollziehbar ist. Ist letzteres nicht der Fall, besteht die Gefahr, dass Vertriebsmitarbeiter "abtauchen" und nach Wegen für verdeckte Zuwendungen suchen. Sind Meldungen vorgeschrieben, erfolgen aber nicht durchgängig oder werden nicht ausgewertet, liefert das Unternehmen aufgrund mangelnder Umsetzung seiner eigenen Compliance-Regeln im Ernstfall selbst die Argumente für die nicht ordnungsgemäße Ausübung der Aufsichtspflicht. Lösungsvorschlag: Wer für Transparenz und Beratungsangebote sorgt, die durch Kontrollmöglichkeiten im Hinblick auf Ausreißer und Missbrauchsschwerpunkte unterstützt werden, braucht weniger strikte Compliance-Verbote und Genehmigungserfordernisse. Mit einem guten Geschenk- und Einladungsregister können Sie hierfür sorgen.