§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO normiert ab 1.1.2017 die Einzelaufzeichnungspflicht für buchführungspflichtige Unternehmer.[1] Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle (auch Bareinnahmen) laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Die Einzelaufzeichnungspflicht erfasst Daten, die eine Identifizierung und den Inhalt des Geschäfts ermöglichen. Zu erfassen sind daher grundsätzlich auch die Namen und die Adressen der Vertragspartner bei Kaufvertrag bzw. Dienstleistungsvertrag.[2]
Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nur noch bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (z. B. Einzelhandel, Bäcker, Metzger, Konditorei etc.).[3]
Dienstleister wie Friseure, Nagel- und Sonnenstudios, Fitnessbetreiber etc., die regelmäßig Stammkunden haben oder auf Bestellung tätig werden, profitieren nicht von der obigen Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht.
Die Ausnahme gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. d. des § 146 a AO verwendet.[4]
Werden Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse erfasst, erfordert dies auch im Fall der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung die tägliche Erstellung eines Z-Bons.[5] Auf Antrag des Steuerpflichtigen kommt die Bewilligung von Erleichterungen nach § 148 AO in Betracht.
Hinzuschätzung aufgrund Quantilsschätzung bei erheblichen formellen Mängeln
Bei erheblichen formellen Mängeln der Aufzeichnungen der Bareinnahmen ist eine Hinzuschätzung auf der Grundlage einer Quantilsschätzung im Einzelfall zulässig, wenn das Ergebnis durch weitere Erkenntnisse (hier: Ergebnisse einer stochastischen Untersuchung) und eine partielle Nachkalkulation gestützt wird und anderweitige Schätzungsmethoden, wie eine Geldverkehrsrechnung und eine Ausbeutekalkulation, nicht in Betracht kommen.[6]
Eine Schätzungsbefugnis besteht, wenn keinerlei Ursprungsaufzeichnungen hinsichtlich der Einnahmen existieren und damit eine vollständige Erfassung der Bareinnahmen nicht gewährleistet ist.[7]
Bei groben formellen Mängeln in der Kassenbuchführung besteht auch dann eine Schätzungsbefugnis, wenn keine materiellen Buchführungsmängel feststellbar sind.[8]
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