Die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein und durch einen Beleg nachgewiesen werden können.[1] Die Belegfunktion dient als notwendige Basis für die Beweiskraft der Buchführung.[2] Das gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Unabhängig von der Art der Erfüllung der Beweiskraft der Buchführung muss ein Buchungsvorgang folgendes enthalten:
- hinreichende Erläuterung des Vorgangs,
- zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt,
- Zeitpunkt des Vorgangs (Bestimmung der Buchungsperiode),
- Bestätigung des Vorganges, sog. Autorisation, durch den Buchführungspflichtigen.
Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch (Konto) sind zulässig, wenn sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen in den Grund(buch)aufzeichnungen oder des Journals aufgegliedert werden können.
Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form, wie z. B. eine Rechnung, kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. Handelt es sich um elektronische Belege, muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, wie diese Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.[3] Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen.[4]
Die Aufbewahrungspflicht des Steuerpflichtigen von Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind, umfasst neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Aufzubewahren sind insbesondere die elektronische Journaldatei, in der jede neue Buchung an das Dateiende angefügt wird und Änderungen oder Löschungen nicht möglich sind. Gleiches gilt für Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren.[5] Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der AO, insbesondere §§ 145-147 i. d. F. des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016, BGBl. 2016 I S. 3152, ergänzt durch das Dritte Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Drittes Bürokratieentlastungsgesetz) v. 22.11.2019, BGBl 2019 I S. 1746, i. V. mit Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO i. d. F. dieses Gesetzes[6]. Für die Verwendung von Mikrofilmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten vgl. BMF-Schreiben v. 1.2.1984 i. V. mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019.[7]
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