Bezugsgrößen: Richtige Bezugsgrößen für Betriebsabrechnu ... / 2.3 Bezugsgrößen für Gemeinkostenarten wählen

Am besten ist es, Sie nehmen die Kostenartenliste und überlegen sich für jede Gemeinkostensart, welche Bezugsgrößen für die Verteilung auf die Kostenstellen überhaupt in Betracht kommen. Wenn Sie für eine Kostenart mehrere mögliche Bezugsgrößen finden, sollten Sie dies in der Liste festhalten und dann bei großen Positionen ggf. mit den Kostenstellenleitern über eine geeignete Bezugsgröße sprechen und gemeinsam entscheiden. Mit der Wahl der richtigen Bezugsgrößen für die Gemeinkostenarten legen Sie den Grundstein für die Höhe der Kostenbelastung der Kostenstellen in Ihrem Betrieb.

Tabelle 1 enthält Vorschläge für mögliche Bezugsgrößen wichtiger Kostenarten. In der Spalte "Bemerkungen" finden Sie u. a. mögliche Alternativen zu einer Verteilung der Gemeinkosten mit Hilfe von Bezugsgrößen. In vielen Fällen ist es zumindest grundsätzlich möglich, die Gemeinkosten mit Hilfe von Rechnungen oder auf Basis vorhandener anderer Informationen zu verteilen. Hier müssen Sie im Einzelfall entscheiden, welche Vorgehensweise sich für Ihren Betrieb am besten eignet. Eine Verteilung mit Hilfe von Kostenstellenangaben setzt voraus, dass den Abteilungen und der Buchhaltung auf eine aussagekräftige Kontierung Wert gelegt wird.

Gemeinkostenart	Mögliche Bezugsgröße(n)	Bemerkungen/Alternativen
Mieten	Quadratmeter	Verrechnung auch ohne Bezugsgröße möglich, wenn Einzelverträge für Gebäude oder Räume ­vorliegen.
Nebenkosten (Heizung, Strom, Wasser, Reinigung u. Ä.)	Quadratmeter	Wie Mieten
Energiekosten (soweit nicht ­Nebenkosten)	Zähler Anzahl Maschinen Leistungsaufnahme Maschinen × durchschn. Laufzeiten Schätzung	Ggf. ist eine Trennung zwischen Energiekosten für Maschinen/Produktion und Gebäude notwendig.
Reinigungslohn	Quadratmeter Anzahl Maschinen	Ggf. Verteilung mit Hilfe von Verträgen oder Belegen möglich (Aufschreibungen von Fremdfirmen und Buchung auf Kostenstellen).
Abschreibungen	Wert der Anlagegüter einer Kostenstelle
Zinsen	Wie Abschreibungen	Gilt nur für Zinsen von Krediten, die zur Finanzierung von Anlagenkäufen aufgenommen wurden. Andere Zinsen, z. B. zur Vorfinanzierung von Aufträgen, sollten direkt einem Auftrag oder einem Projekt zugeordnet werden.
Gehälter	Anzahl Mitarbeiter / Gehaltsempfänger je Kostenstelle	Verrechnung mit Hilfe von Gehaltslisten möglich. Der Vorteil ist ein höherer ­Genauigkeitsgrad bei der Verteilung auf Kostenstellen, da die ­Gehaltshöhe einzelner Beschäftigter besser ­berücksichtigt werden kann.
Sozialaufwendungen	Anzahl Mitarbeiter	Wie Gehälter
Hilfslöhne	Arbeitsstunden Schätzung	Verteilung ggf. mit Hilfe von Arbeitsbeschrei­bungen möglich, wenn z. B. Regelungen zur ­Stundenleistung pro ­Kostenstelle vorhanden sind.
Hilfsstoffe (Kleinteile, Verbrauchsmaterial)	Materialkosten	Auch Zuordnung mit Hilfe von Belegen möglich.
Büro-/Verbrauchsmaterial	Anzahl Mitarbeiter Anzahl Verwaltungsmitarbeiter	Auch Zuordnung mit Hilfe von Belegen möglich (Angabe der Kostenstellen bei Bestellung).
Steuern	Abhängig von der Steuerart kommen unterschiedliche ­Bezugsgrößen in ­Betracht, z. B. Quadratmeter (Grundsteuer), Verwaltung (Einkommen-/Köperschafts-/Gewerbesteuer), Anzahl Fahrzeuge (Kfz-Steuer)	Vollständige Zuordnung zur Verwaltung aus ­Vereinfachungsgründen prüfen.
Abgaben/Gebühren	Quadratmeter (z. B. öffentliche Reini­gungskosten) Produktionsmengen (z. B. Entsorgung)	Wie Steuern; bei hohen Entsorgungskosten sollte eine genauere Aufteilung, z. B. auf die Produktion, durchgeführt werden.
Beratungskosten (Steuer-, Rechts-, Unternehmens­beratung)	Anzahl Mitarbeiter / Gehaltsempfänger Rechnungen	Aus Vereinfachungsgründen einzelnen Kostenstellen zuordnen, z. B. Steuerberatung der Buchhaltung, Rechtsberatung dem Rechtsbüro oder allgemeine Beratung der Leitung bzw. der beauftragenden Kostenstelle.
Kommunikation/IT	Anzahl Mitarbeiter Anzahl PC-Nutzer Anzahl in Anspruch genommener Betreuungsstunden je Mitarbeiter Anzahl Telefone/Handys Verarbeitetes / genutztes Datenvolumen Schätzung	Auf Grund sinkender Preise und Kostenpauschalen, Kommunikations­kosten möglichst einfach verteilen oder schätzen.
Werbung	Anzahl Produkte ­(soweit alle Artikel gleichmäßig beworben werden) Schätzung	Auch pauschal vollständige Zurechnung zum Vertrieb möglich.
Reisekosten/Bewirtung	Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter in Verwaltung und Vertrieb (soweit diese Kosten überwiegend dort verursacht und nicht in produktiven Bereichen verursacht werden)	Verteilung anhand von Belegen prüfen.
Geschenke	Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter in Verwaltung und Vertrieb (Erläuterung wie vorher)	Wie Reisekosten
Verpackung/Transport (soweit nicht Einzelkosten)	Anzahl hergestellte/verkaufte Stücke	Aus Vereinfachungsgründen ggf. pauschal vollständig Vertrieb zuordnen.
Werkzeuge (soweit nicht Einzelkosten)	Anzahl Maschinen	Verteilung anhand von Belegen möglich oder Zuordndung zu Kostenstelle Reparatur.
Versicherungen	Anzahl Mitarbeiter Quadratmeter Anzahl Maschinen	Entscheidung von Police zu Police erforderlich, ggf. vereinfachend Zuordnung zur Verwaltung, Vertri...