Jean Bramburger

Gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG muss der Unternehmer zur Höhe der Bewirtungskosten und zur betrieblichen Veranlassung die folgenden Angaben festhalten:

  • Ort der Bewirtung: Hier gibt der Unternehmer z. B. das eigene Büro oder den Namen und die Anschrift des Restaurants an, wo die Bewirtung stattgefunden hat.
  • Tag der Bewirtung: Angabe des Datums; auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein.
  • Anlass der Bewirtung: Die Angabe muss konkret sein. Allgemeine Bezeichnungen wie "Kundenpflege", "Geschäftsessen" oder "Arbeitsessen" reichen nicht aus. Konkret sind z. B. Formulierungen wie: Aufbau einer Filiale, Abstimmung der Lieferbedingungen, Terminplanung für das Objekt XY.
  • Höhe der Aufwendungen: Bei Bewirtungen, die nicht in einer Gaststätte stattgefunden haben, sondern in den eigenen Betriebsräumen, müssen Rechnungen über die Speisen und Getränke vorgelegt werden können.

  • Teilnehmer der Bewirtung: Es müssen die vollständigen Namen aller Teilnehmer an einer Bewirtung festgehalten werden, also auch des bewirtenden Unternehmers/Freiberuflers.[1]

    Teilnehmer und Anlass müssen immer genannt werden, auch bei Journalisten, Rechtsanwälten und vergleichbaren Berufen, denen nach § 102 AO zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse ein Auskunftsverweigerungsrecht zusteht.[2]

    Die Angabe der Adressen ist nicht erforderlich. Der Unternehmer muss jedoch auf Verlangen des Finanzamts die Adressen (zumindest die Firmenadressen) benennen können.

  • Größere Gruppen: Bewirtet der Unternehmer eine größere Gruppe, wie z. B. bei Betriebsbesichtigungen und ähnlichen Anlässen, dann reicht es aus, wenn er die Personengruppe näher bezeichnet und die Zahl der Personen angibt.[3]
  • Zeitnahe Zuordnung und Aufzeichnung: Die Zuordnung der Bewirtungskosten zum geschäftlichen Bereich muss umgehend vorgenommen werden und auch die erforderlichen Angaben müssen zeitnah bis zum Ablauf des Geschäftsjahres (Kalenderjahres) gemacht werden.[4]

  • Kontrolle durch das Finanzamt: Wenn der Betriebsprüfer die Unterlagen kontrolliert, können die Angaben in der Regel nicht mehr nachgeholt werden.

     
    Hinweis

    Die auf einem Eigenbeleg gemachten Angaben müssen vom Bewirtenden Unternehmer unterschrieben werden

    Die Aufzeichnungen erfolgen auf einem so genannten Eigenbeleg. Dieser Eigenbeleg ist durch den Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Auch in seinem aktuellen Schreiben vom 30.6.2021 weist das Bundesministerium der Finanzen noch einmal auf dieses Unterschriftserfordernis hin. Erfolgt eine Bewirtung in einem Restaurant genügen gemäß BMF jedoch Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung.[5]

10.1 Ausnahmen bei Kleinbetragsrechnungen

  • Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto muss der Unternehmer nicht als Rechnungsadressat aufgeführt sein.
  • Der Unternehmer kann seinen eigenen Namen als Teilnehmer der Bewirtung auch noch bei der Betriebsprüfung oder im Einspruchsverfahren nachtragen.[1]
[1] BFH, Urteil v. 19.3.1998, IV R 40/93.

10.2 Besonderheiten bei Restaurantrechnungen

Gaststättenrechnungen müssen wegen des Vorsteuerabzugs die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen[1] Darüber hinaus müssen Restaurantrechnungen

  • maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein; das ist der Fall, wenn sich eine Registriernummer auf der Rechnung befindet,
  • den Namen und die Anschrift der Gaststätte sowie die
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants ausweisen,
  • den Namen und die Anschrift des Unternehmers enthalten (diese Angaben dürfen handschriftlich oder durch Stempelaufdruck ergänzt werden, d. h., Name und Anschrift der Gaststätte und des bewirtenden Unternehmers müssen nicht durch die Registrierkasse ausgedruckt sein),
  • das Ausstellungsdatum sowie die Rechnungsnummerangeben, der durch die Registrierkasse aufgedruckt werden muss (handschriftliche Ergänzung oder Stempel sind hier unzulässig),
  • den Verzehr (Speisen und Getränke) einzeln aufschlüsseln und bezeichnen (Sammelbezeichnungen reichen nicht aus, § 31 Abs. 3 UStDV).
 
Praxis-Beispiel

Konsumierte Speisen und Getränke müssen auf dem Bewirtungskostenbeleg einzeln aufgeschlüsselt werden

Die Mahlzeiten, die der Unternehmer mit seinem Geschäftsfreund verzehrt, müssen detailliert und spezifiziert beschrieben sein, z. B. 2 × Gemüsesuppe, 2 × Hüftsteak, 2 × Mineralwasser. Möglich sind auch Bezeichnungen wie z. B. Menu 2, Tagesgericht 1, Lunch-Buffet usw. Unverständliche Bezeichnungen, wie z. B. 2 × Nr. 4214 oder Nr. 123, sind unzulässig, weil die Bezeichnungen aus sich heraus verständlich sein müssen.

Zu jedem Gericht muss das Nettoentgelt angegeben werden, wie z. B.

 
2 × Gemüsesuppe 13,20 EUR
2 × Hüftsteak 36,00 EUR
4 × Mineralwasser 9,60 EUR

Die Höhe des Trinkgelds muss auf der Rechnung stehen. Es kann allerdings auch vom Kellner handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg ...

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