Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen), die bei einer Betriebsveranstaltung anfallen, zusätzlich (über die 110-EUR-Grenze hinaus) steuerfrei erstatten, wenn
- die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet,
- der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung anreisen muss und
- der Arbeitnehmer seine An- und Abreise selbst organisiert.
In diesem Fall gehören die Reisekosten nicht zu den Kosten der Betriebsveranstaltung, sodass sie nicht in die 110-EUR-Freibetragsberechnung einfließen. Sie können dem Arbeitnehmer vielmehr zusätzlich steuerfrei erstattet werden.[1] Sind diese Kriterien nicht erfüllt (z. B. weil der Arbeitgeber die An- und Abreise organisiert), gehören die Übernachtungs- und Fahrtkosten, die der Arbeitgeber übernimmt, zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung, sodass die Kosten in den 110-EUR-Freibetrag eingerechnet werden müssen.
Insbesondere bei großen Unternehmen
- organisieren die Arbeitgeber aus Kostengründen häufig auch die Anreise der auswärtigen Arbeitnehmer zum Veranstaltungsort (z. B. über Charterflüge, Sonderzüge oder Busse) oder
- buchen die Arbeitgeber ein Kontingent für Hotelübernachtungen, wenn die Rückreise nach der Feier nicht mehr möglich ist.
Für diesen Zweck nutzen die Arbeitgeber eigene Reisemanagementsysteme und buchen die Dienstreisen zentral. Das BMF lehnt es ab, dass in diesen Fällen eine zusätzliche steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist. Vielmehr fließen die Beträge in die Kosten ein, die beim 110-EUR-Freibetrag erfasst werden müssen.
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