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Mit dem Einsatz der Prüfsoftware IDEA im Rahmen der Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO werden keine anderen Prüfungsziele verfolgt als mit einer herkömmlichen Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Außenprüfung. Was aber bei einer traditionellen Außenprüfung nur anhand von Stichproben überprüft und mühsam in den umfangreichen Buchführungsunterlagen gesucht werden musste oder oft nur zufällig, wenn überhaupt, entdeckt wurde, kann mithilfe von IDEA in erheblich kürzerer Zeit und in größerem Umfang als bisher gezielt aus den Daten des Unternehmens herausgesucht, verprobt und überprüft werden. Um einen Blick auf die Belege zu werfen, auf die sich die Buchungen auf einem Kontenblatt beziehen, muss bei einer konventionellen Außenprüfung der richtige Belegordner geholt und in diesem dann gesucht werden. Mithilfe von IDEA kann dieser Vorgang bedeutend schneller abgeschlossen werden. Denn die vielfältigen Verknüpfungen innerhalb einer Buchführung können digital wesentlich schneller verfolgt werden.

Die Prüfsoftware IDEA stellt dem Prüfer in einem "Prüferwerkzeugkasten" verschiedene Standardroutinen für ABC-Analysen, Altersstrukturanalysen, Vergleiche und das Verbinden von Dateien, Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen sowie verschiedene Stichprobenverfahren zur Verfügung.[1] Mithilfe dieser Standardroutinen können etwa folgende Sachverhalte einer Prüfung unterzogen werden:[2]

  • Extraktion

    Die Extraktion stellt eine der Grundfunktionalitäten in IDEA dar. Mithilfe dieser Funktion können Datensätze, die bestimmten Kriterien entsprechen, identifiziert und anschließend weiteren Prüfungshandlungen und Analysen unterzogen werden. So können, etwa zur Überprüfung eines bestimmten Kontos, aus dem gesamten Buchungsjournal die Buchungen extrahiert werden, die das entsprechende Konto angesprochen haben und zugleich innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erfolgten und einen gewissen Betrag überschritten. Als Ergebnis einer solchen Extraktion erhält man i. d. R. eine Liste mit einigen wenigen Buchungen, die dann die Grundlage für gezielte Einzelfallprüfungen darstellt.

  • Überprüfung von Scheinrechnungen

    Bei einer importierten Debitorendatei kann z. B. berechnet werden, wie hoch der Umsatz mit einem einzelnen Kunden ist. Zudem kann man über die Datensatzanzahl die Anzahl der Kunden, mit denen Geschäfte gemacht wurden, sowie die Anzahl der Rechnungen, die pro Kunde ausgestellt wurden, erhalten. Mithilfe dieser Funktion kann z. B. nach nicht regulären Lieferanten gesucht werden. Möglich ist auch, Lagerabgänge der Fertigwaren im Lagerbuchhaltungssystem mit den Ausgangsrechnungen abzustimmen und auf diese Weise Scheinrechnungen aufzudecken.

  • Durchführung von Kalkulationen

    An die vom Prüfer importierten Dateien (steuerrelevante Daten) des Steuerpflichtigen können zusätzliche Rechenfelder angehängt werden. Diese werden verwendet, um beispielsweise vorhandene Berechnungen in einer Datei zu überprüfen (Netto- und Bruttozahlungen, Additionen und Subtraktionen) oder neue Berechnungen für Felder in der Datei durchzuführen.

 
Praxis-Beispiel

Stimmt der gebuchte Gesamtbetrag mit der Multiplikation von Einzelpreis × Menge überein? Ebenso kann die zutreffende Verbuchung von Umsatz- und Vorsteuerbeträgen in Abhängigkeit vom Steuerschlüssel überprüft werden.

  • Automatische Lückenanalyse bzw. Suche nach doppelten Einträgen

    Die Mehrfachbelegungs- und Lückenanalyse kommt typischerweise dann zum Einsatz, wenn fortlaufende Listen überprüft werden sollen. So lassen sich über die entsprechende Funktion beispielsweise die erfassten Rechnungsnummern aller Ausgangsrechnungen eines Unternehmens analysieren. Ergibt der entsprechende Prüfungsschritt, dass einzelne Rechnungsnummern mehrfach erfasst oder die Rechnungsnummern nicht fortlaufend vergeben wurden, so können die entsprechenden Ergebnislisten als Ausgangspunkt für weiterführende Prüfungshandlungen dienen. Weitere Beispiele sind:

    • Schecknummern in einer Zahlungsdatei oder auf Bankauszügen,
    • fehlende Wareneingangsnummern in einer Einkaufsdatei.

    Auch im Bereich des Vorratsvermögens finden sich zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten für die Lückenanalyse. So ist es insbesondere denkbar, auch die fortlaufende Nummerierung von Lieferscheinnummern zu überprüfen, um ggf. nicht erfassten Ausgangsumsätzen schneller auf die Spur zu kommen.

  • Altersstrukturanalyse – Forderungen und Verbindlichkeiten

    Die Altersstrukturanalyse gruppiert eine Datei nach Datumsangaben. Sie kann eine ausgewählte Datei ab einem bestimmten Datum für bis zu 6 vorgegebene Intervalle gruppieren. Ein typisches Anwendungsgebiet für die Altersstrukturanalyse ist eine Offene-Posten-Datei, bei welcher der Prüfer wissen möchte, wie viele Positionen über 30, 60 und 90 Tage alt sind. Als Ergebnis erhält der Prüfer sowohl die Anzahl als auch die Summe der jeweiligen Forderungs- bzw. Verbindlichkeitsschichten, d. h. beispielsweise Forderungen des letzten Monats, Forderungen, die zwischen 30 und 90 Tagen bestehen und Forderungen, die seit mehr als 90 Tagen exist...

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