Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 4.1.2 Der Einsatz des Z1-Zugriffs bei Groß- und Größtunternehmen

Rz. 54

In der Prüfungspraxis wird der unmittelbare Datenzugriff in erster Linie bei Groß- und Größtunternehmen praktiziert, beispielsweise bei Unternehmen, die SAP/R3 oder eine vergleichbare ERP-Software wie KHK, Lawson, Navision, Oracle, J D Edwards, PeopleSoft, Baan oder SSA im Einsatz haben. Bei diesen Unternehmen erfolgt der Prüfungseinstieg i. d. R. über den Z1-Zugriff. Über den Z1-Zugriff kann sich der Prüfer zunächst einmal einen Überblick über die steuerrelevanten Daten des Unternehmens verschaffen.

Rz. 55

Der Einstieg über den Z1-Zugriff wird seitens der Prüfer bei der Prüfung von Großbetrieben und Konzernen auch deshalb gewählt, weil ERP-Softwaresysteme oftmals komfortable Auswertungsmöglichkeiten (Reports)^[1] bieten, die bei der Anwendung der Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) erst zeitintensiv mittels des Einsatzes der Prüfsoftware konfiguriert werden müssten. Darüber hinaus geht beim Z3-Zugriff oftmals auch ein großer Teil der in der Datenbank des jeweiligen Softwaresystems vorhandenen Tabellenverknüpfungen und des Beziehungswissens verloren. Im weiteren Verlauf der Prüfung wird der Z1-Zugriff dann oftmals mit der Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) kombiniert. Dies bedeutet, der Prüfer kann den Export von Daten ausgewählter Prüffelder aus dem EDV-System des Unternehmens verlangen.

[1] Report = Bericht; im Rahmen der Software SAP/R3 soll ein Werkzeug entwickelt werden, das einen vollständigen Überblick über die im System enthaltenen Reports und Tabellen enthält.