Der Steuerpflichtige muss Angaben zu den betrieblichen Aufwendungen machen. Das Finanzamt kann die Nachweise für die betriebliche Veranlassung verlangen. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den folgenden Vorschriften:
- §§ 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs
- § 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Entgelte
- § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG: Verzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Umlaufvermögens
- § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG: Aufzeichnung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG und Poolabschreibung)
- § 7 Abs. 2 Satz 3 EStG: Verzeichnis der degressiv abgeschriebenen beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
- § 6c EStG: Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, auf die stille Reserven übertragen werden.
Nach § 4 Abs. 7 EStG bestehen besondere Aufzeichnungspflichten für die in § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG bezeichneten Gruppen von Aufwendungen. Zur besseren Überprüfung von abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sind Aufwendungen für Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Jagd, Fischerei, Segeljachten oder Motorjachten und unangemessene Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.[1] Wird dieser Verpflichtung nicht nachgegangen, werden diese Aufwendungen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben berücksichtigt.
Für Auslandsgeschäfte gelten nach § 90 Abs. 3 AO auf der Grundlage der Steuerhinterziehungsbekämpfungsverordnung[2] und nach § 51 Abs. 1 Nr. 1 EStG besondere Aufzeichnungspflichten, ebenso auch für Funktionsverlagerungen.[3]
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