Vor der Durchführung der eigentlichen Ist-Aufnahme ist es wichtig, das Analyseziel sowie den Analyseumfang festzulegen. Folgende grundlegenden Analysekategorien sind möglich:
- Controllingressourcen,
- Controllingorganisation und
- Controllingprozesse.
Qualitative und quantitative Kennzahlen erheben
Zudem sollte spezifiziert werden, ob ein rein quantitatives Benchmarking, z. B. bezogen auf Controllingmitarbeiter und -kosten durchgeführt werden soll oder ob auch qualitative Auswertungen gemacht werden sollen. Empfehlenswert ist es, im Rahmen einer vollumfassenden, ganzheitlichen Analyse sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen zu erheben. Zudem sollten immer alle Aktivitäten eines betrachteten Prozesses analysiert werden, um möglichst valide Benchmarkingergebnisse zu erhalten.
Wichtig ist auch ein klar definiertes Prozessmodell, anhand dessen die Ist-Aufnahme durchgeführt wird. Nur so wird vermieden, dass gleiche Tätigkeiten von den einzelnen Befragten unterschiedlichen Prozessen zugeordnet werden. Das CFO-Panel-Prozessmodell von Horváth & Partners bietet hierfür ein grundlegendes Prozessmodell für Controlling-, Rechnungswesen- und Finanz-/Treasury-Prozesse.[1]
Unterstützung der Ist-Aufnahme durch geeignete Erfassungstools
Die Ist-Aufnahme sollte durch die Verwendung von geeigneten Erfassungstools unterstützt werden. Die Wahl des richtigen Erfassungstools ist abhängig vom Umfang der Ist-Aufnahme, der betrachteten Organisation sowie den Ansprüchen an die Auswertung der Benchmarkingergebnisse.
Als klassisches Erfassungstool bietet sich Excel an. Die eingegebenen Werte können problemlos ausgewertet werden und selbst wenn mehrere Beteiligte jeweils eine Datei ausfüllen, können diese für die Auswertung schnell verknüpft und aggregiert werden. Sind an der Erhebung eine Vielzahl an Personen beteiligt oder soll die Erhebung international durchgeführt werden, ist die Erfassung über ein Onlineportal vorteilhaft.
Werden im Rahmen der Erhebung Interviews geführt oder sollen qualitative Aussagen erhoben werden, sollten hierfür standardisierte Fragebögen vorbereitet werden, damit
- die Aussagen vergleichbar sind und
- sichergestellt wird, dass alle notwendigen Informationen strukturiert abgefragt werden.
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