Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2]

Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist und der Zusammenhang zwischen Urversion und Konvertierung hergestellt werden kann.[3] Zu diesem Grundsatz gibt es auch Erleichterungen.[4]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 131 u. Rn. 133.
[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 131 u. Rn. 133.
[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 135.
[4] vgl. Kapitel 4.3.6. Systemwechsel, Migration, Archivierung (= Auslagerung).

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