Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 3 Aufzeichnungen im Rahmen der Lohnbuchhaltung

Im Rahmen der Arbeitnehmerbeschäftigung sind steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu beachten:

Lohnsteuerliche Aufzeichnungspflichten:

Aufzeichnungen im Lohnkonto^[1]

Anmeldung als Arbeitgeber im ELStAM-Verfahren^[2]

Lohnkonto (für jeden Arbeitnehmer getrennt)

Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren:

• Name, Vorname, Geburtstag , Identifikationsnummer, Wohnsitz des Arbeitnehmers; Bescheinigung des Finanzamts über die Besteuerungsmerkmale.

• Lohnsteuerklasse, Jahresfreibetrag, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit sowie diesbezügliche Bescheinigung des Finanzamts.

• Unterbrechungen im Lohnzahlungszeitraum (Kennzahl "U")

• Freistellungsbescheinigungen gem. DBA

Lohnabrechnung (für jeden Arbeitnehmer getrennt und in einer Liste zusammengefasst):

• Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum

• Barlohn, Sachbezüge

• Aufzeichnungen über Errechnung und Versteuerung von Sachbezügen (Essenszuschüsse, Reisekostenvergütungen, Kfz-Gestellung, Arbeitgeberdarlehen etc.)

• Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld

• Lohnsteuer, Kirchenlohnsteuer, Solidaritätszuschlag

• steuerfreie Bezüge

• Entschädigungen und Lohnzahlung für mehrere Jahre

• pauschal besteuerte Bezüge^[3] sowie die darauf entfallende Lohnsteuer

• Aufzeichnung über hingegebene Vermögensbeteiligungen

Bei Pauschalierungen (für jeden Arbeitnehmer getrennt):

Aufzeichnungen, die zur Pauschalierung berechtigen (Arbeitszeit, Rentenversicherungspflicht, Sachzuwendungen nach § 37b EStG etc.)

Tab. 3: Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten bei Lohnkonten

Sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten
Persönliche sozialversicherungsrechtlich relevante Angaben gem. § 28a SGB IV bzw. SV-Net-Verfahren	Meldepflicht
Aufzeichnungspflichten gem. § 28f SGB IV	Kassenzugehörigkeit, Beitragssätze

Tab. 4: Sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten

Achtung

Digitale Lohnschnittstelle

Die Aufzeichnungen für Lohnsteuerzwecke müssen in einer amtlich vorgeschriebenen, einheitlichen Form geführt werden, damit diese dem Finanzamt z. B. bei Lohnsteueraußenprüfungen digital zur Verfügung gestellt werden können (sog. "Digitale Lohnschnittstelle – DLS").^[4]

[1] §§ 40 - 40b EStG, § 4 LStDV, R 41.1 LStR.

[2] Vgl. BMF, Schreiben v. 25.7.2013, IV C 5 – S 2363/13/10003.

[3] §§ 40 – 40b EStG.

[4] § 4 Abs. 2a Satz 1 LStDV.

3.1 Mindestlohngesetz bei geringfügig Beschäftigten

Seit dem 1.1.2015 gilt das Mindestlohngesetz. Danach sind bei geringfügig Beschäftigten (regelmäßiger monatlicher Arbeitslohn bis 520 EUR)^[1] besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten.

[1] § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV.

3.1.1 Grundsätzliches: Was auf jeden Fall aufgezeichnet werden muss

Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgezeichnet werden.^[1] Diese Unterlagen sind spätestens nach 7 Tagen zu erstellen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.^[2] Die Aufzeichnungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem die Aufzeichnungen geführt werden müssen.

[1] § 17 Abs. 1 MiLoG.

[2] § 17 Abs. 1 MiLoG.

3.1.2 Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten

Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Außendienst sind obige Aufzeichnungen nur bedingt möglich. Daher ist für bestimmte Arbeitnehmer eine Erleichterung möglich.

Sind die Arbeitnehmer

• ausschließlich mobil – d. h. nicht ortsgebunden – tätig und
• haben diese Arbeitnehmer keine Vorgaben zu einer konkreten täglichen Arbeitszeit und
• können sie ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen,

so ist für diese nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Begünstigt sind insbesondere folgenden Tätigkeiten:

• Briefzustellung,
• Zustellung von Paketen und Druckerzeugnissen,
• Abfallsammlung,
• Straßenreinigung,
• Winterdienst,
• Gütertransport und Personenbeförderung

Obwohl er nach dem Gesetz dazu verpflichtet ist, kann der Arbeitgeber hier allein der Aufzeichnungspflicht nicht nachkommen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten anhalten die Aufzeichnungen zu führen und ihm vorzulegen.

Achtung

Monatslohn

Wichtig zu beachten ist, welcher Stundenlohn sich rechnerisch bei einem vereinbarten Monatslohn ergibt. Ggf. ergibt sich ein Wert unter der Geringfügigkeitsgrenze und die Aufzeichnungspflicht ist zu erfüllen.

Hinweis

Outsourcing, Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Nach § 13 MiLoG (Mindestlohngesetz) gilt § 14 AEntG (Arbeitnehmerentsendegesetz). Danach haftet ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, "für die Verpflichtungen dieses Unternehmers […] zur Zahlung des Mindestentgelts an Arbeitnehmer".

D. h. der Unternehmer haftet für die "Lohngestaltung" seiner Subunternehmer bzw. seiner mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragten Geschäftspartner.

Das Handling dieser Regelung dürfte sich äußerst schwierig gestalten.

3.2 Mindestlohngesetz bei Tätigkeiten nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Ebenso wie bei den geringfügig Beschäftigten sind auch bei diesen Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen und 2 Jahre lang aufzubewahren. Betroffen sind Tätigkeiten in folgenden Branchen:^[1]

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderungsgewerbe,
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe,
• Schaustellergewerb...