Jean Bramburger, Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig

Von einer außergewöhnlichen wirtschaftlichen Abnutzung ist auszugehen, wenn das Wirtschaftsgut seinen Zweck nicht mehr erfüllt. Das ist z. B. der Fall, wenn

  • eine Maschine durch neue Erfindungen überholt ist oder
  • die Produkte, die mit der Maschine hergestellt werden, nicht mehr der neuesten Mode entsprechen, also durch einen Modewechsel überholt sind.
 
Praxis-Beispiel

Eingeschränkte Nutzung = wirtschaftliche Abnutzung bei Geschäftsgebäude

Herr Schmitz hat ein Geschäftsgebäude nach den Vorstellungen einer Supermarktkette errichtet. Nach Ablauf der vereinbarten Mindestmietzeit von 10 Jahren nimmt der Mieter die Verlängerungsoption nicht wahr und kündigt den Mietvertrag. Herr Schmitz versucht für das Objekt einen neuen Mieter zu finden. Dabei stellt sich heraus, dass das auf die Bedürfnisse des ursprünglichen Mieters ausgerichtete Gebäude nicht mehr oder nur noch eingeschränkt nutzbar ist und auch durch eine (nicht steuerbare) Veräußerung nicht mehr sinnvoll verwendet werden kann.[1]

Die Anschaffungskosten nach Abzug der Abschreibung betragen nach Ablauf der 10 Jahre 980.000 EUR. Der tatsächliche Wert des Objekts beträgt nach den Feststellungen eines Sachverständigen nur noch 280.000 EUR. Herr Schmitz kann bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung eine Abschreibung für außergewöhnliche Abnutzungen aus wirtschaftlichen Gründen in Höhe von 700.000 EUR geltend machen.

Softwareprogramme werden regelmäßig durch Updates aktualisiert. Das rechtfertigt jedoch keine zusätzliche Abschreibung für außergewöhnliche wirtschaftliche Abnutzung.[2] Eine Abschreibung wegen außergewöhnlicher technischer oder wirtschaftlicher Abnutzung setzt nach § 7 Abs. 1 Satz 7 EStG eine Substanzeinbuße (= technische Abnutzung) oder eine dauerhafte Einschränkung der wirtschaftlichen Nutzbarkeit oder Verwendungsmöglichkeit (= wirtschaftliche Abnutzung) durch außergewöhnliche Umstände voraus. Diese Voraussetzungen liegen bei Software in der Regel nicht vor, sodass die noch nicht vollständig abgeschriebene Software weiter linear abzuschreiben ist.

Die Aufwendungen für Programm-Updates dürfen sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden, weil sie dazu dienen, ein Programm auf den neuesten Stand zu bringen und eventuelle Fehler der alten Version zu beseitigen. Bei den Updates handelt es sich also nicht um nachträgliche Anschaffungskosten, sondern um steuerlich sofort abziehbaren Erhaltungsaufwand.

 
Praxis-Beispiel

Updatekauf für Software

Unternehmer Huber erhält für das von ihm genutzte Office-Computerprogramm eine Update-Version. Dafür zahlt er einen Betrag von 238 EUR brutto (inkl. 19 % Umsatzsteuer). Er bucht wie folgt:

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4806/6495 Wartungskosten für Soft- und Hardware 200      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38 1200/1800 Bank 238

Eine wirtschaftliche Abnutzung ist im Einzelfall nicht ohne Weiteres nachweisbar, weil eine bloße Minderung der Rentabilität nicht ausreicht. Überkapazitäten am Markt oder vorübergehende Rentabilitätsminderungen führen nicht zu einer außergewöhnlichen wirtschaftlichen Abnutzung.

 
Hinweis

Nutzungsdauer für Hard- und Software seit 1.1.2021 auf 1 Jahr gesenkt

Mit Einführung des BMF-Schreibens vom 26.2.2021 wurde die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Hard- und Software für alle nach dem 31.12.2020 angeschafften Wirtschaftsgüter steuerlich auf 1 Jahr abgesenkt. Dieses Schreiben wurde 2022 ergänzt und offene Fragen wurden durch die Finanzverwaltung beantwortet. Demnach umfasst der Begriff "Software" im Sinne des BMF-Schreibens

  • Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung,
  • individuell auf den Nutzer abgestimmte Anwendungen (wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme) oder
  • sonstige Anwendungssoftware zur Untenrehmensverwaltung und Prozesssteuerung.

[3] Klargestellt wurde mit dem ergänzenden BMF-Schreiben auch, dass das steuerrechtliche Wahlrecht zur Anwendung einer kürzeren Nutzungsdauer weder eine besondere Form der Abschreibung. noch eine neue Abschreibungsmethode darstellt. Auch stellt sie keine der Sofortabschreibung dar.

Bis 2020 betrug die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Standardsoftware hingegen i. d. R. 3 Jahre. Nach dem Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 16.1.2003[4] hat sich die Abschreibung der Software an der Nutzungsdauer von Hardware zu orientieren. Nach der amtlichen Abschreibungstabelle für die allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter (AfA-Tabelle) beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Personalcomputern und Notebooks 3 Jahre. Das bedeutet, dass die normale Anwendersoftware (= Standardsoftware) ebenfalls über 3 Jahre abzuschreiben ist.

 
Praxis-Beispiel

Abschreibung eines EDV-Programms

Unternehmer Huber erwirbt ein EDV-Programm. Die Anschaffungskosten haben 1.800 EUR betragen. Die Nutzungsdauer setzt er mit 1 Jahr an. Bei einer Anschaffung im Monat Juli berechnet er die Abschreibung wie folgt:

 
Anschaffungskosten: 1.800 EUR 1.800 EUR Abschreibung
 
K...

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