Abmahnung, Was müssen Arbeitgeber beachten?

Kurzbeschreibung

Checkliste zu den Wirksamkeitsvoraussetzungen einer arbeitsrechtlichen Abmahnung wegen eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers.

Vorbemerkung

Verhältnis der Abmahnung zur Kündigung

Die arbeitsrechtliche Abmahnung wird als Vorstufe der Kündigung bezeichnet. Während die verhaltensbedingte Kündigung davon ausgeht, dass aufgrund mangelnder Anpassungsfähigkeit und -willigkeit des Arbeitnehmers die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber nicht mehr zumutbar ist, soll die Abmahnung dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, das beanstandete Verhalten zu ändern, um eine Kündigung zu vermeiden.

Nach der Definition des Bundesarbeitsgerichtes^[1] ist eine Abmahnung der "Ausdruck von Missbilligung eines Verhaltens unter Androhung von Rechtsfolgen für die Zukunft, sofern das Verhalten nicht geändert wird". Eine Abmahnung liegt danach vor, wenn der Arbeitgeber in einer für den Arbeitnehmer hinreichend deutlich erkennbaren Art und Weise Leistungsmängel beanstandet und damit den Hinweis verbindet, dass im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sei.

Hat sich der Abmahnende entschieden, ein moniertes Verhalten mit einer Abmahnung zu sanktionieren, ist dieser Vorfall "bestraft" und damit kündigungsrechtlich verbraucht. Der Abmahnende kann diesen Vorfall dann nicht noch als Grund für eine weitere Sanktion, etwa eine Änderungs- oder Beendigungskündigung heranziehen.

Funktionen der Abmahnung

Aus der o.g. Definition ergibt sich das Wesen der Abmahnung: Ihr kommt die doppelte Bedeutung einer Hinweis- und Warnfunktion zu. Beide Funktionen müssen beim Ausspruch der Abmahnung als notwendiger Inhalt berücksichtigt werden:

Die Abmahnung soll den Arbeitnehmer auf das beanstandete Verhalten hinweisen (Hinweisfunktion). Der Arbeitnehmer muss dabei genau erkennen können, was ihm konkret zum Vorwurf gemacht wird. Pauschale Formulierungen, wie z. B. "Sie haben wiederholt Ihre Arbeitspflichten verletzt", genügen daher den strengen Anforderungen an die Hinweisfunktion nicht. Vielmehr muss das zum Vorwurf gemachte Fehlverhalten genau mit Ort, Zeit und Datum beschrieben werden.

Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer künftige arbeitsrechtliche Konsequenzen aufgrund seines Fehlverhaltens aufzeigen (Warnfunktion). Die Warnfunktion der Abmahnung ist bereits erfüllt, wenn mit der Abmahnung zusammen angedroht wird, im Fall einer Wiederholung des Fehlverhaltens arbeitsrechtliche Konsequenzen zu ergreifen. Dabei muss nicht ausdrücklich eine Kündigung in Aussicht gestellt werden. Nicht ausreichend ist dagegen eine Formulierung wie: "Wir weisen Sie darauf hin, dass wir dieses Verhalten nicht weiter hinnehmen werden".

[1] BAG, Urteil v. 18. 1. 1980, 7 AZR 75/78, BB 1980 S. 1269.

Wirksamkeit einer Abmahnung

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1. Vorprüfung der Abmahnung
Ist das beanstandete Verhalten steuerbar?[1]	[ ]
Wurden evtl. geltende interne Regelungen (z. B. in Betriebsvereinbarung, Unternehmensleitlinien) zu Eskalationsstufen beachtet?[2]	[ ]
Soll der Mitarbeiter tatsächlich nur abgemahnt und nicht gekündigt werden, falls für ihn (noch) kein allgemeiner Kündigungsschutz gilt?[3]	[ ]
Bestehen spezielle Beteiligungs- oder Informationsrechte und wenn ja, wurden diese beachtet?[4]	[ ]

2. Vorbereitung der Abmahnung
Der Vorfall wurde gründlich recherchiert und dokumentiert.[5]	[ ]
Besteht ein Anhörungsrecht des Mitarbeiters und wenn ja, wurde die Anhörung durchgeführt?[6]	[ ]

3. Inhalt der Abmahnung – Teil 1: Sachverhalt
Das beanstandete Verhalten ist hinreichend konkret beschrieben (z. B. nach Datum, Uhrzeit, Ort). Maßstab ist, ob der Arbeitnehmer unzweifelhaft erkennen kann, welches konkrete Verhalten beanstandet wird.[7]	[ ]
Es wird nur ein einzelner Vorfall abgemahnt. Bei mehreren Pflichtverletzungen sollte für jeden Vorfall eine gesonderte Abmahnung erstellt werden.	[ ]

4. Inhalt der Abmahnung – Teil 2: Pflichtverletzung
Es wird festgestellt, welche Pflicht der oben beschriebene Sachverhalt verletzt hat und aus welcher Rechtsgrundlage diese resultiert. Eine Pflicht kann sich aus einer Weisung oder einem Auftrag des Arbeitgebers, dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, aus sonstigen schriftlichen Regelungen (wie z. B. Unternehmensleitlinien) oder aus Gesetzen ergeben.	[ ]

5. Inhalt der Abmahnung – Teil 3: Aufforderung
Der Mitarbeiter wird aufgefordert, sich zukünftig pflichtgemäß zu verhalten[8].	[ ]

6. Inhalt der Abmahnung – Teil 4: Androhung
Aus der Abmahnung ergibt sich unmissverständlich, welche Konsequenzen bei einer Wiederholung gezogen werden (arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses)[9].	[ ]

7. Form der Abmahnung
Die Abmahnung ist schriftlich erfolgt (kein zwingendes Wirksamkeitserfordernis, aber aus Beweisgründen empfohlen).	[ ]
Die Abmahnung wird als solche bezeichnet (kein zwingendes Wirksamkeitserfordernis, aber zur Klarstellung empfohlen.	[ ]
Die Abmahnung wird durch eine abmahnungsberechtigte Person ausgesprochen.[10]	[ ]

8. Zeitpunkt der Abmahnung
Die Zeitspanne zwischen beanstandete...