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Mitarbeiter im Umgang mit Social Media schulen

Facebook hat zurzeit 750 Millionen Nutzer, davon allein knapp 21 Millionen in Deutschland. Mindestens jeder vierte Deutsche – darunter viele Unternehmen – ist also im Facebook-Fieber. Auch die alternativen sozialen Netzwerke, wie Xing, Twitter oder LinkedIn, liegen im Trend. Umso wichtiger ist es, im Unternehmen einen rechtssicheren Rahmen dafür zu schaffen.

Soziale Netzwerke als Akquise-Instrument

Die Internetplattfomen zur Pflege sozialer Netzwerke, wie Facebook, Xing, Twitter oder LinkedIn bieten ganz neue und vor allem bequeme Möglichkeiten, neue Kontakte zu knüpfen. So können beispielsweise über eine gezielte Recherche nach Firmen, Interessen oder Tätigkeitsbereichen Personen ausfindig gemacht werden. Meistens steckt das Ziel dahinter, den Kontakt zu den betreffenden Personen wieder aufleben zu lassen bzw. zu vertiefen, doch nicht selten werden auch fremde Personen kontaktiert, deren Profil für die eigenen berufliche Tätigkeit oder Freizeitgestaltung interessant erscheint.

Lockere Netzwerk-Atmosphäre birgt Datenschutz-Gefahren

Auch Gruppen oder Foren, in denen sich ihre Mitglieder austauschen, werden gerne beruflich genutzt, da sich so der eigene Kompetenzbereich oder das eigene Unternehmen positiv dargestellt lassen. Da oft der Name des Unternehmens und der Name der Person untereinander im Profil sichtbar sind (z. B. in Xing), stellt sich häufig die Frage, von wem eine kund getane Meinung ist – vom Unternehmen oder der dahinter stehenden Person? – Bei den vielen Beiträgen, die täglich in den Netzwerken gepostet werden und der lockeren Atmosphäre unter den Mitgliedern kann so schnell ein Missverständnis entstehen: Ein unbedachtes Wort kann das Unternehmen nicht nur in ein falsches Licht rücken, sondern auf diese Weise können auch unabsichtlich vertrauliche Informationen aus dem Unternehmen in die Öffentlichkeit getragen werden. Ein Fauxpas. Im Umgang mit sozialen Netzwerken ist daher besondere Vorsicht geboten.

Klare Betriebsregelung kann Datenschutzprobleme eindämmen

Um den Blick der eigenen Mitarbeiter dafür zu schärfen, wie wichtig es ist, Unternehmensinterna zu schützen, empfiehlt es sich, eine Social-Media-Richtlinie im Unternehmen einzuführen. Diese Leitlinie, die als Arbeitsanweisung zu verstehen ist, sollte bei dienstlicher Nutzung die folgenden klaren Regelungen im Umgang mit sozialen Netzwerken beinhalten:

  • Festlegung der Kanäle, welche die Mitarbeiter betrieblich nutzen dürfen oder müssen (Auflistung der Netzwerke)
  • Festlegung des Personenkreises, der unter dem Namen des Unternehmens auftreten darf. Azubis und Praktikanten können z. B. ausgeklammert werden, da sie in der Regel nur für eine kurze Zeit dem Betrieb angehören, sich noch nicht richtig damit identifizieren und (deshalb) eher dazu neigen, unbedacht Informationen auszuplaudern. Man könnte den Personenkreis aber auch an eine Betriebszugehörigkeit koppeln.
  • Festlegung des Zweckes, wofür der Personenkreis die Kanäle nutzen darf.
  • Festlegung der Kennzeichnung von „eigenen Meinungen“, d.h. eigene Meinungen der Mitarbeiter, die unter dem Namen der Firma in den jeweiligen Netzwerken auftreten, sollten als solche gekennzeichnet und klar von offiziellen Stellungnahmen abgegrenzt werden. Hier könnte man den Mitarbeitern vorschreiben, dass sie ihre eigene Meinung stets mit dem Satz „Nach meiner persönlichen, privaten Meinung...“ beginnen oder den klarstellenden Satz „Hiermit wird klar dargestellt, dass es sich um die persönliche Meinung des Autors handelt.“ einfügen.
  • Festlegung der No-Go’s: Informationen über Projekte, Kunden, Mitarbeiter und andere Betriebsinterna gehören zu den Geheimhaltungspflichten und dürfen nicht ausgeplaudert werden. Darauf sollten Unternehmer unbedingt nochmals in ihrer Richtlinie hinweisen.
  • Erläuterung der Folgen eines Verstoßes sowie Darstellung der Kontrollen, die ggf. stichprobenartig durchgeführt werden, ihr Umfang und ihre technische Ausgestaltung.
  • Hinweis auf die Rechte Dritter: Im Umgang mit sozialen Netzwerken müssen Mitarbeiter, die dort unter dem Namen des Unternehmens aktiv sind, die Rechte anderer Unternehmen wahren, wie z. B. Urheber- und Wettbewerbsrechte.
  • Hinweise zur Privatnutzung: Hier empfiehlt es sich, den Mitarbeitern, die stark privat in solchen Netzwerken unterwegs sind, die Pflege von zwei Accounts nahe zu legen. Darüber hinaus können Unternehmer ihren Mitarbeitern zum eigenen Schutze Verhaltenstipps für die private Nutzung an die Hand geben.

Fazit: Klare Regelungen, aber mit Vorsicht

Eine Social-Media-Regelung ist unerlässlich, dennoch sollten die Entscheidungen über etwaige Einschränkungen vom Unternehmer vorsichtig getroffen werden. So kann es z. B. ein langjähriger Mitarbeiter als Vertrauensverlust und Kränkung empfinden, wenn ihm der Arbeitgeber verwehrt, unter dem Namen der Firma in den Netzwerken aufzutauchen. Jede Einschränkung ist daher sensibel zu behandeln; es sollte daher auch immer sachliche Argumente für eine Differenzierung formuliert werden. Ansonsten schadet sich der Unternehmer mehr als er gewinnt, da er durch eine falsche Vorgehensweise die Mitarbeiter demotiviert anstatt sie weiter mit dem Unternehmen zu identifizieren.

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