24.04.2012 | Top-Thema Forderungsmanagement

Forderungsmanagement: Praxistipps

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

Es gibt einige Maßnahmen im Bereich Forderungsmanagement, die auch für Kleinbetriebe leicht und ohne großen Kostenaufwand umsetzbar sind. Mehr lesen Sie in diesem Kapitel.

Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten. Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden über deren Homepage Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz zu erhalten (Impressum) sind. Mit diesen Angaben können weitere Auskünfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister (www.handelsregisterauszug-online.de und www.handelsregister.de.).

Forderungsmanagement: Der Sinn von Vorschüssen

Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen plausibel zu machen. Zumindest dann, wenn Unternehmer Materialien einkaufen müssen, um den konkreten Auftrag erfüllen zu können, sollten sie auf einem Vorschuss in Höhe der Materialkosten bestehen. Alternativ sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er sich die benötigten Materialien vorab selbst besorgt, indem man ihm geeignete Lieferanten, Geschäfte usw. benennt. Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der Verkäufer im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Service) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.

Bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen pedantisch eingehalten werden, weil die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Die Kunden sind immer spitzfindig, wenn es um Gründe geht, nicht sofort zahlen zu müssen. Das Prozedere im Zusammenhang mit der Rückforderung der Original-Rechnung zwecks Rechnungsberichtigung kostet wertvolle Zeit. Problematisch wird der Fall, wenn der Kunde trotz Berichtigungswunschs der Rechnung diese nicht zurückschickt und nicht bezahlt. Bei einem Prozess riskiert der Unternehmer, dass er auf den anfallenden Kosten „hängen“ bleibt. Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung (bei Pauschalpreisen) nach der Abnahme zu überreichen.

Vorbereitete Überweisungsträger können zumindest bei Privatkunden eine beschleunigte Zahlung bewirken. Einzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit. Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum, z. B. 30.11.2010. Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch „Outlook“/Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die Offene-Postenliste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.

Bekanntermaßen gehen gerade Handwerker die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie den Kunden nicht verärgern und damit verlieren wollen. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Betrieb sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden immun bzw. schlagfertig ist. Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden. Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner dreimal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld.

Schlagworte zum Thema:  Forderungsmanagement, Forderung, Finanzierung

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