Die Digitalisierung schreitet in der Steuerberater-Branche rasant voran. Der Einsatz von Tax Tech sorgt dafür, dass viele Prozesse in den Steuerkanzleien automatisierter ablaufen und effizienter werden. Doch was genau ist Tax Tech und was kann diese Technologie wirklich leisten? Ein Überblick.
Die Digitalisierung verändert die Steuerberater-Branche grundlegend. Softwarelösungen und immer mehr cloudbasierte Tools halten Einzug. Die Folge: Die Zettelwirtschaft rund um Buchhaltung und Steuerklärung nimmt deutlich ab, die Pendelordner avancieren zum Auslaufmodell und der freiwerdende Platz in den Archivräumen eröffnet Steuerkanzleien neue Wachstumsperspektiven. Nicht zuletzt können sich Steuerberater mit Hilfe von Tax Tech sogar zusätzliche Geschäftsfelder erschließen. Aber was genau verbirgt sich hinter dem Digitalisierungstrend?
Was ist Tax Tech? Tax Technology in der Steuerkanzlei erklärt
Die Digitalisierung hat alle Bereiche der Gesellschaft erfasst und das Medien-Nutzungs- und Einkaufsverhalten grundlegend geändert. Jeder ist online, informiert sich am Desktop, kauft Produkte mit dem Laptop oder beauftragt Dienstleistungen mit wenigen Klicks auf dem omnipräsenten Smartphone. Steuerberater dürfen sich dieser Entwicklung nicht verschließen. Im Gegenteil: Sie müssen technologisch aufrüsten und durch den Einsatz entsprechender Tax Technology den gestiegenen Ansprüchen der Mandantschaft in Bezug auf Prozessgeschwindigkeit, zeitliche Verfügbarkeit und Convenience von Steuerberatungsdienstleistungen gerecht zu werden.
Tax Tech: Definition und Erklärung
Der Begriff Tax Technology – oder kurz Tax Tech – ist der Sammelbegriff für alle Technologien, die für steuerliche Prozesse und Tätigkeiten in einer Steuerkanzlei oder bei ihren Mandanten zum Einsatz kommen. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die entweder vor Ort fest installiert werden oder – mittlerweile immer häufiger – als Cloud-Lösung angebunden werden.
Abhängig davon, ob Tax Tech in einer Steuerkanzlei, der Buchhaltung eines Unternehmens oder bei privaten Mandanten eingesetzt wird, können die Lösungen unterschiedliche Ausprägungen haben. Die wohl bekanntesten Beispiele für Tax Technology sind Digitalisierungslösungen für die Buchhaltung von Selbstständigen und KMU sowie Tools für die digitale Steuererklärung von Privatpersonen.
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Welche Tools und Programme unterstützen die digitale Steuerkanzlei bei Tax Tech?
Von privaten Nutzern werden insbesondere Steuer-Apps für das Smartphone stark nachgefragt, ebenso Steuerprogramme für den Computer, mit denen Steuerpflichtige ihre Steuererklärung mit wenigen Klicks selbst erstellen und an das Finanzamt senden können. Ausfüllhilfen und nützliche Hinweise verbessern das Nutzungserlebnis. Echtzeitprognosen schaffen Anreize und sorgen für Transparenz.
Im Geschäftsbereich gehören Buchhaltungs-Tools zu den bekanntesten Vertretern von Tax Tech. Sie vereinfachen für Mandanten den oft komplexen Buchhaltungsprozess enorm, da sie Zeit sparen und Prozesse effizienter machen – beispielsweise indem Mandanten ihre Belege mit dem Smartphone fotografieren, die dann von der Tax Technology automatisch erkannt und dem richtigen Buchungsprozess zugeordnet werden.
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Letztlich werden durch den Einsatz von Tax Technology auch die Prozesse innerhalb einer Kanzlei deutlich verbessert. So zählt zum Beispiel ein zentrales Dokumentenmanagement heute zum digitalen Fundament einer Steuerkanzlei. Über ein Dokumenten-Management-System (DMS) lassen sich alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente digital organisieren. Die Inhalte werden automatisch analysiert und können gezielt nach Stichworten durchsucht werden. Durch die zentrale Speicherung der Daten haben die berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf das stets aktuelle Dokument.
Mit diesen Tools bringt Tax Tech mehr Effizienz in die Berater-Mandanten-Beziehung:
- Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
- Kanzleisoftware
- Webbasierte Buchhaltungstools
- Software für Aufträge und Rechnungen
- Kassenbuch-Lösungen
- Software für die Verfahrensdokumentation
- Steuer-Apps
- Tools für die Datenanalyse
- Kommunikationstools, z.B. für Videokonferenzen, Projektmanagement u.a.
Welche Vorteile birgt Tax Tech?
Für Steuerberater eröffnet Tax Technology folgende Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Schnellere und effizientere Prozesse, auch intern
- Fehlerminimierung durch automatisierte Abläufe und besseren Know-how-Transfer
- Interne Arbeitsabläufe werden durch ortsungebundenen Datenzugriff und Rechtevergabe flexibler
- Jeder Mitarbeiter hat stets Zugriff auf das aktuelle Dokument
- Schnellere und qualitativ bessere Zusammenarbeit mit Mandanten, indem Steuerberater über passende Schnittstellen an Tax Tech Lösungen der Mandanten andocken oder umgekehrt; daraus resultiert in der Praxis häufig auch eine höhere Mandantenzufriedenheit
- Eingesparte Zeit kann für Beratung oder Betreuung neuer Mandanten genutzt werden
- Effizientere Prozesse ermöglichen es, auch große Mandate anzunehmen, die vorher nicht stemmbar waren
- Durch die digitale Präsenz und digital verfügbare Dienstleistungen wird die Reichweite deutlich vergrößert, beispielsweise können auch überregionale Mandanten digital angebunden und entsprechend effizient betreut werden
- Tax Technology sorgt für papierarme, schnelle Prozesse und trägt auch zum modernen Image einer Kanzlei bei
Für Mandanten bietet der Einsatz von Tax Tech diese Vorteile:
- Digitale Kommunikation spart Zeit und Wege
- Tax Technology verbessert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater auch qualitativ
- Komplexe steuerliche Prozesse werden transparenter und verständlicher
- Statt mühsam komplizierte Formulare auszufüllen, können Nutzer ihre Steuererklärungen mit ein paar Klicks oder Fingertipps digital erstellen
- Mehr Kontrolle und aktives Mitgestalten möglich
- Mandanten können jederzeit und ortsunabhängig auf Daten und Belege zugreifen
- Einfache digitale Belegerfassung, inklusive Texterkennung und automatischer Zuordnung
- umfassendere Beratung durch die Steuerberater, beispielsweise bei eigenen Digitalisierungsfragen oder zum Thema Effizienz im Finanz- und Rechnungswesen
- Steuerberater kann steuerrelevante Daten von Unternehmen auf Wunsch in Echtzeit digital einsehen und auf dringende oder kritische Ereignisse schneller reagieren
- Mandanten sind bei der Auswahl des Steuerberaters nicht mehr ortsgebunden
Wie entwickelt sich Tax Technology in der Zukunft?
Mit zunehmender Digitalisierung erobert Tax Tech weitere Einsatzfelder – beispielsweise wird Tax Technology zunehmend dabei helfen, die Compliance-Anforderungen in der internationalen Umsatzsteuer und Finanzbuchhaltung mit effizienten Prozessen auszugestalten. Alles, was standardisiert von einer Steuerkanzlei abbildbar ist, lässt sich mit Hilfe von Tax Tech automatisieren. Die dadurch gewonnenen Kapazitäten können Steuerkanzleien für nicht standardisierbare Prozesse nutzen, beispielsweise für eine individuelle Beratung.
Zusätzlich eröffnet Tax Tech den Steuerberatern neue Beratungsfelder, zum Beispiel rund um den steuerrechtlichen Umgang mit Kryptowährungen oder zum Einsatz von Blockchain-Technologien zur fälschungssicheren Dokumentation. Durch die zunehmende Verbreitung von Tax Technology wird sich mit der Prozessberatung ein weiteres, interessantes Beratungsfeld für Steuerberater ergeben.
Gleichzeitig wird der Markt der Tax Tech Anbieter heterogener. Schon heute drängen Fintech Startups in den Markt, die nicht nur Banking-Lösungen bieten, sondern diese auch mit Steuer-Features ausstatten. Künftig ist eine noch engere Verzahnung von Finanztechnologien und Tax Tech zu erwarten.