Prozessautomatisierung und KI: Diese 5 Dinge müssen Sie wissen

Trendbericht 08.04.2019 Transformation & Change Management

Künstliche Intelligenz hat das Potential, die Prozesse in Steuerkanzleien zu verändern. Davon wären nicht nur Routineaufgaben betroffen, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei und die Beziehung zwischen Steuerberater und Mandant.

Prozessmanagement und KI in der Steuerberatung

Große Datenmengen, klare Regeln und eng gefasste Definitionen: Steuerkanzleien bieten sehr gute Voraussetzungen für automatisierte Prozesse. Während einfache Abläufe bereits oft durch Softwareunterstützung erleichtert werden, ist lernende, künstliche Intelligenz laut einer KI-Studie von dem deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) und der Steuerberatungsgesellschaft WTS im Steuerbereich noch wenig verbreitet. Dies könnte sich in den nächsten Jahren deutlich ändern, sodass die KI alle Prozess- und Arbeitsschritte in der Steuerberatung beeinflusst.

5 wichtige Fakten zur Prozessoptimierung mit KI

Von der detaillierten Datenanalyse bis zu automatisierten Erinnerungen: Prozessoptimierung mit KI verspricht effizientere Abläufe und neue Chancen in der Datenverarbeitung. Erfahren Sie, wie Sie sich mit Prozessautomatisierung Wettbewerbsvorteile sichern und wie KI konkret in der Steuerkanzlei eingesetzt werden kann.

1. Verschlankte Geschäftsprozesse

In Steuerkanzleien ist das Potenzial für automatisierte Prozesse hoch. Von der Finanzbuchhaltung bis zur Lohnabrechnung fallen zahlreiche, wiederkehrende Routinearbeiten an, die in der Praxis zeitraubend und kostenintensiv sein können. Das Problem: Buchhalterische Standardaufgaben sind preissensible Leistungen, bei denen Mandanten sehr genau Kosten und Nutzen abwägen.

Geschäftsprozesse, die einfachen Regeln folgen, können mit KI vollständig automatisiert ablaufen. KI-basierte Software übernimmt beispielsweise Routineaufgaben wie das Dokumenten-Management. Mit automatischer Belegerkennung ausgestattet, können die Programme Rechnungsdokumente auslesen, teils steuerlich entsprechend kategorisieren und vollautomatisch verbuchen. Dafür sorgt ein Algorithmus, der regelbasiert agiert. Für den Steuerberater bedeutet das: Er generiert in kürzerer Zeit Ergebnisse auf gleichbleibendem Niveau. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie die eigentliche Beratertätigkeit, die im Zuge der Digitalisierung mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

2. Effizientere Datenanalyse

Ob Risikomanagement oder Umsatzsteuerberechnung: Die Verarbeitung von großen Datenmengen zählt in der Steuerberatung zum Alltag. Insbesondere bei komplexen Analysen bietet das Prozessmanagement mit künstlicher Intelligenz deutliche Vorteile: Selbst riesige Datenmengen verarbeitet sie in kurzer Zeit. Mit wenigen Klicks sind einzelne Dokumente auffindbar. Außerdem bieten KI-basierte Prozesse durch klar definierte Regeln eine gleichbleibend hohe Prozessqualität. Dadurch sind die KI-optimierten Prozesse auch weniger fehleranfällig. Automatisch erstellte Auswertungen wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigen daher in der Fertigstellung weniger Zeit. Der Steuerberater erhält einen bereits vorkontierten Buchungsstapel, den er abschließend bearbeiten kann.

Die große Stärke von KI: Sie schafft es, sich schnell durch riesige Datenmengen zu arbeiten.


Die Datenanalyse mit KI bietet aber noch weitaus mehr: Unternehmenserfolge sind leichter messbar, während Auffälligkeiten schneller erkannt werden können. Für den Steuerberater sind diese Daten eine wichtige Basis für die Finanz- und Unternehmensberatung der Mandanten und eine gute Möglichkeit, um sich mit besseren Beratungsleistungen von der Konkurrenz abzuheben. Die große Stärke von KI: Sie schafft es, sich schnell durch riesige Datenmengen zu arbeiten.

3. Erleichterte Datenübertragung

Automatisierte Prozesse, die künstliche Intelligenz nutzen, nehmen in immer mehr Bereichen, Behörden und Unternehmen zu. So wird beispielsweise verstärkt nach KI-Lösungen gesucht, um die digitale Steuererklärung mithilfe von KI noch effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Die Prozessautomation betrifft somit nicht nur die Abläufe innerhalb der Steuerkanzlei, sondern nimmt auch Einfluss auf Prozesse, die außerhalb der Kanzlei liegen, jedoch die Arbeit des Steuerberaters berühren. Das Problem: In der Praxis gibt es nicht die eine Software-Lösung, die bei allen zum Einsatz kommt. Damit die Datenübertragung in der Praxis dennoch fehlerfrei erfolgt, sind kompatible Software-Lösungen gefragt, keine Insellösungen. So sind aufwendige Anpassungen vermeidbar.

4. Verstärkte Mandantenbindung

Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten über digitale Softwarelösungen stellt generell eine Arbeitserleichterung dar. Vereinheitliche Prozessabläufe, die nach klar definierten Regeln erfolgen, vermeiden Rückfragen, sparen Arbeitszeit und verbessern insgesamt den Kontakt mit dem Mandanten. So schafft KI-basierte Software, die von Kanzlei und Mandant gemeinsam genutzt wird, Transparenz – eine wichtige Basis für den Aufbau einer vertrauensvollen Steuerberater-Mandanten-Beziehung.

Der schnelle Zugriff auf Dokumente kann kurzfristig auch wichtige Hinweise für unternehmerische Entscheidungen liefern.


Für den Steuerberater bedeutet das KI-basierte Prozessmanagement zugleich eine Produktivitätssteigerung, da Prozesse ausgelagert werden. Der Mandant lädt selbstständig Dokumente hoch und bedient standardisierte Abläufe. Intelligente Software kann Auftragseingänge außerdem automatisch an freie Sachbearbeiter weiterleiten, indem sie Verfügbarkeiten mit den Aufgaben der Mitarbeiter abgleicht.

Für den Mandanten erleichtert der automatisierte Prozess die eigene Buchhaltung. Insbesondere arbeitsintensiven Branchen wie dem Handwerk kommt die 24/7-Verfügbarkeit der digitalen Lösung entgegen. Der schnelle Zugriff auf Dokumente kann kurzfristig auch wichtige Hinweise für unternehmerische Entscheidungen liefern. Mehrsprachige Systeme vermeiden zudem sprachliche Missverständnisse.

5. Verbesserte Zusammenarbeit im Team

Die Prozessautomatisierung mit KI kann sich auch positiv auf die Zusammenarbeit innerhalb des Kanzleiteams auswirken. Intelligente Software, die Daten aus unterschiedlichen Quellen vereint und Änderungen in Echtzeit abbildet, bringt Mitarbeiter zu jeder Zeit auf einen einheitlichen Wissensstand. Da alle Daten auf einen Blick einsehbar sind, erleichtert dies nicht nur die Vorbereitung auf Termine. Im Krankheitsfall ist zudem die Vertretung eines Kollegen unkomplizierter möglich.

Die künstliche Intelligenz kann Mitarbeiter außerdem an die Einhaltung von Prozessschritten erinnern oder auch weitere Arbeitsschritte empfehlen. Voraussetzung dafür ist, dass die Prozessregeln entsprechend in der Software definiert sind. Ebenso ermöglicht die KI, dass Prozesse vereinheitlicht werden, sodass die Kanzleimitarbeiter nach den gleichen Grundsätzen arbeiten. Dies dient nicht nur der Qualitätssicherung in der Steuerkanzlei, sondern erspart auch Kontrollen durch den Vorgesetzten.