Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 2.1.4 Aufbewahrungspflicht bei Nichtunternehmern

Rz. 18

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Neben den Aufbewahrungspflichten für Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG wurde durch das SchwarzArbBekG (Gesetz vom 23.07.2004, BGBl I 2004, 1842) mit Wirkung ab 01.08.2004 erstmals eine Aufbewahrungspflicht auch für "echte" Nichtunternehmer eingeführt. Betroffen sind die Fälle des § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG, in denen der Nichtunternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht (im Einzelnen vgl. § 14 Rn. 40 ff. und vgl. § 14 Rn. 143). Während § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung durch den leistenden Unternehmer regelt, normiert § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG die entsprechende Aufbewahrungspflicht für den nichtunternehmerischen Leistungsempfänger. Die Regelung soll durch Erhöhung des Kontrolldrucks die Steuerehrlichkeit sowohl beim Leistungsgeber als auch beim Leistungsempfänger fördern.

Rz. 19

Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für den Unternehmer, sofern er entsprechende Leistungen für den nichtunternehmerischen Bereich verwendet (§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 2 UStG). Werden die entsprechenden Leistungen an den unternehmerischen Bereich des Leistungsempfängers erbracht, greift § 14b Abs. 1 S. 1 UStG. Als Besonderheit gilt es zu beachten, dass auch bei Leistungserbringung an den nichtunternehmerischen Bereich eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren greifen kann, wenn es sich um eine Bauleistung nach § 13 Abs. 2 Nr. 4 UStG handelt. In diesen Fällen geht die Steuerschuldnerschaft nach § 13 Abs. 5 S. 2 und 6 UStG auf den Leistungsempfänger über, wenn er ebenfalls Bauleistungen erbringt, was die Rechtsfolgen des § 14b Abs. 1 S. 4 Nr. 3 UStG auslöst (= Aufbewahrungspflicht zehn Jahre), der der Anwendung des § 14b Abs. 1 S. 5 UStG vorgeht (vgl. BMF vom 24.11.2004, Az: IV A 5 – S 7280 – 21/04/IV A 5 – S 7295 – 1/04, BStBl I 2004, 1122, Tz. 25; vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 4 S. 6 UStAE).

Rz. 20

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Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg (z. B. Kontoauszüge und Quittungen) oder eine andere beweiskräftige Unterlage (z. B. Bauverträge, Bestellungen, Abnahmeprotokolle nach VOB, Unterlagen über Rechtsstreitigkeiten u.Ä.; vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 4 S. 2, 3 UStAE) zwei Jahre lang aufzubewahren. Die aufzubewahrenden Unterlagen müssen dabei während der gesamten Zeit die Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 S. 2 UStG erfüllen (Echtheit der Herkunft, inhaltliche Unversehrtheit, Lesbarkeit; § 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 S. 3 UStG).

Rz. 21

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Die Aufbewahrungspflicht gilt auch dann, wenn der Unternehmer gegen seine Verpflichtung nach § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG (Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht) verstößt oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) ohne die Hinweispflicht handelt (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 4 S. 4 UStAE; vgl. § 14 Rn. 143).

Rz. 22

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Für steuerpflichtige Leistungen nach § 4 Nr. 12 S. 1 und 2 UStG (Vermietungsleistungen), die weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht nach Verwaltungsauffassung keine Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 4 S. 5 UStAE). Diese Regelung ist aus der Sicht des Bürgers erfreulich, schränkt sie doch den an sich unbegrenzten Anwendungsbereich der Norm für das alltägliche Leben wieder auf ein erträglicheres Maß ein. Hintergrund für diese Regelung ist die Formulierung des § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG, nach der der Unternehmer verpflichtet ist, bei jedweder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung zu erteilen, die dann nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG für den Nichtunternehmer aufbewahrungspflichtig würde. Macht man sich bewusst, dass darunter auch kurzfristige Vermietungen fallen (vgl. zum Anwendungsbereich Abschn. 3a.3 und 4.12.1 UStAE), könnte sich § 14b Abs. 1 S. 5 UStG sehr schnell zu einem Damoklesschwert entwickeln, zumal ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht nach § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG als Ordnungswidrigkeit sanktionsbewährt ist (mit bis zu 500 EUR).